Automatik Abrechnung

Die Automatik Abrechnung (kurz: AA) ist ein separater Prozess, der außerhalb des ERAS2 zeitgesteuert mögliche Abrechnungen testet und die Ergebnisse im ERAS2 zur Verfügung stellt.
Sie können somit sehr schnell erkennen, welche Abrechnungen ohne Probleme abgeschlossen und somit schnell zum Kunden übermittelt werden können.

Auch wenn dies ein externer (DOS-/Konsolen-) Prozess ist, so verwendet die Automatik Abrechnung dennoch die gleichen Module aus dem ERAS2 zur Abrechnung und somit sind auch die Ergebnisse (inkl. Warnungen und Fehlermeldungen) identisch zu einer manuell durchgeführten Abrechnung.

Die AA überprüft 3 Jahre rückwirkend ab dem aktuellen Kalenderjahr: für 2024 somit die Abrechnungen aus den Jahren 2024, 2023 und 2022.
Im Ablauf werden 3 (DOS-)Fenster nacheinander geöffnet.

1. Das erste Prozess (ERAS2AutomatikAbrechnung) liest die Einstellungen aus Ihrer Konfiguration der AA und steuert somit, welche Mandanten in Ihrem ERAS abgerechnet müssen. Er startet dann den zweiten Prozess …
   
2. Der zweite Prozess (AAMandantManager) analysiert nun die 3 Abrechnungszeiträume und ermittelt, welche Objekte/Abrechnungsperioden geprüft werden müssen. Er startet dann die eigentliche Abrechnung.
   
3. Dieser dritte Prozess (AAMandantAbrechnung) rechnet alle zuvor ermittelten Objekte/Abrechnungsperioden ab und trägt die Ergebnisse im ERAS2 ein.
   

Das Ergebnis zeigt Ihnen dann in grün die Abrechnungen an, die gemäß den Vorgaben im ERAS2 ohne zu erwartende Fehler abgerechnet werden können.
Bei den Abrechnungen mit Kennzeichnung rot sind Fehler während der Abrechnung aufgetreten oder die Abrechnungsdifferenz liegt außerhalb der zulässigen Grenzen.

In der Objektübersicht Kst(Kosten), Abl.(%) (Ablesequote) und der Abrechnungsstatus Abr. ausgewertet.

Die Spalte Kst bezieht sich auf die Abrechnungseinstellungen für die entsprechende Abrechnungsperiode. Sind z.B. Nebenkosten abzurechnen, überprüft ERAS2, ob für alle Nebenkostenpositionen die Pflichtfelder (u.a. auch €-Beträge) eingetragen sind. Bei Heizung müssen Brennstofflieferungen vorliegen etc. Nur wenn alle Bedingungen erfüllt sind, zeigt ERAS2 hier einen Haken an und somit ist die Bedingungen „Kosten“ erfüllt.

Um von der AA bearbeitet zu werden, darf die Abrechnung nicht abgeschlossen (grüne Darstellung) sein . Die Aufgabe der AA ist es, noch nicht abgeschlossene Zeiträume zu finden und zu prüfen.

Wenn diese Rahmenbedingungen erfüllt sind, kann die Abrechnung von der AA überprüft werden.

Die AA finden Sie im Assistenten unter der Schaltfläche Automatik Abrechnungen.


Um die Grundeinstellungen für die AA einzutragen, gehen Sie auf den Reiter Konfiguration.
Dort werden Ihnen alle in Ihrem System vorhandenen Mandanten angezeigt. Für jeden Mandanten können Sie zum einen festlegen, an welchen Wochentagen die Abrechnungen überprüft werden sollen und zum anderen, den Schwellenwert für die Ablesequote (Standard: 95%).
Bei der Ablesequote sind 100% optimal, aber wenn z.B. AB-Stände als HA verwendet werden, können diese erst bei der Abrechnung als HA identifiziert werden. Die Ablesequote wäre somit in diesem Fall nicht bei 100%, kann aber dennoch abgerechnet werden.

Wenn Sie Ihre Eintragungen abgeschlossen haben, drücken Sie auf Speichern.

In der ERAS-Konfiguration haben Sie festgelegt, an welchen Tagen die Abrechnungen überprüft werden sollen und mit welchem Schwellenwert in der Ablesequote.
Nun müssen Sie in Ihrem Windows-System noch eine Aufgabe planen, die die AA automatisch startet. Wenn der PC oder Server nachts in Betrieb ist, würde sich ein Start außerhalb der Bürozeiten am besten eignen.

In diesem Beispiel einmal ein Start um 22:00 Uhr an jedem Wochentag:

Automatischer Start von ERAS2AutomatikAbrechnung.exe um 22 Uhr unter Windows

1. Öffnen der Aufgabenplanung

1. Drücken Sie die Windows-Taste und geben Sie „Aufgabenplanung“ ein.
2. Wählen Sie „Aufgabenplanung“ aus den Suchergebnissen aus.

2. Erstellen einer neuen Aufgabe

1. Klicken Sie im rechten Bereich auf „Einfache Aufgabe erstellen“.
2. Geben Sie einen Namen für die Aufgabe ein, z.B. „ERAS2 Automatik Abrechnung“.
3. Optional können Sie eine Beschreibung hinzufügen.
4. Klicken Sie auf Weiter.

3. Festlegen des Triggers (Zeitplan)

1. Wählen Sie „Täglich“ und klicken Sie auf Weiter.
2. Setzen Sie den Startzeitpunkt auf 22:00 Uhr.
3. Stellen Sie sicher, dass die Aufgabe jeden Tag wiederholt wird, und setzen Sie die Anzahl der Tage auf 1.
4. Klicken Sie auf Weiter.

4. Festlegen der Aktion (Programm starten)

1. Wählen Sie „Programm starten“ und klicken Sie auf Weiter.
2. Klicken Sie auf „Durchsuchen“ und wählen Sie die Datei ERAS2AutomatikAbrechnung.exe aus.
3. Lassen Sie das Feld für „Argumente hinzufügen“ leer
4. Klicken Sie auf Weiter.

5. Überprüfen und Abschließen der Einstellungen

1. Überprüfen Sie die Zusammenfassung der Einstellungen.
2. Klicken Sie auf „Fertig stellen“, um die Aufgabe zu speichern.

6. Zusätzliche Einstellungen (optional)

Falls die Aufgabe auch dann ausgeführt werden soll, wenn der PC gesperrt ist oder kein Benutzer angemeldet ist:

1. Gehen Sie zur Aufgabenplanungsbibliothek (linke Seite der Aufgabenplanung).
2. Suchen Sie die soeben erstellte Aufgabe „ERAS2 Automatik Abrechnung“.
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Aufgabe und wählen Sie „Eigenschaften“.
4. Im Reiter „Allgemein“:
   1. Wählen Sie „Unabhängig von der Benutzeranmeldung ausführen“.
   2. Aktivieren Sie „Mit höchsten Privilegien ausführen“.
5. Klicken Sie auf OK und geben Sie Ihre Anmeldedaten ein, falls erforderlich.

7. Testen der Aufgabe

1. Wählen Sie die erstellte Aufgabe in der Aufgabenplanungsbibliothek aus.
2. Klicken Sie im rechten Bereich auf „Ausführen“.
3. Überprüfen Sie, ob ERAS2AutomatikAbrechnung.exe korrekt gestartet wird.