Komplettdruck

Kunden und Eigentümer haben oft den Wunsch bestimmte Abrechnungsbelege in bestimmter Reihenfolge zu erhalten. Mit dem konfigurierberen Komplettdruck können die Belge für jeden Kunden und sogar für jedes einzelne Objekt spezifisch angelegt werden.

Um den Komplettdruck einzurichten, gehen Sie bitte zu EINSTELLUNGEN > Berichte > Kunden- und Objektdefinierter Komplettdruck

Komplettdruck anlegen

Gehen Sie bitte wie folgt vor, um einen Komplettdruck mit Belegpositionen anzulegen.

Wählen sie zuerst einen Namen für den Komplettdruck.

Dann speichern Sie den Namen und optional eine Beschreibung.

Belegpositionen hinzufügen

Anschließend können Sie dem gerade gespeicherten Komplettdruck die gewünschten Belegpositionen hinzufügen.

Bestimmen Sie die erste Position (1) mit dem Beleg, der an erster Position erscheinen soll. Anschließend haben Sie die Wahl die Belegposition einfach zu speichern oder zu speichern und gleich die nächste Position (2) vorauszuwählen.

Danach sehen Sie die gespeicherte Belegposition und (wenn Speichern und Neu) die nächste gesetzte Position für den nächsten Beleg.

Den Vorgang können Sie für die nächsten Belegpositionen wiederholen bis alle gewünschten Belege in dem Komplettdruck gespeichert sind.

ACHTUNG ÄNDERUNG: ab der ERAS 2 Version 1.21.4.0 wird die Übersicht Abrechnungsbelege nicht mehr automatisch mit der Abrechnung erzeugt, sondern muss als eigene Belegposition 0 in den Einstellungen zum Komplettdruck hinzugefügt werden.

Wenn die Abrechnung mit einem Komplettdruck erstellt und archiviert wird, wird zusätzlich zu den Abrechnungsbelegen ein Deckblatt (Übersicht_Abrechnungsbelege_) mit der Auflistung aller Belegpositionen und der entsprechenden Beschreibung (wenn vorhanden) erzeugt.

Komplettdruck dem Kunden und/oder dem Objekt zuordnen

Um den angelegten Komplettdruck einem Kunden zuzuordnen, muss der Kunde in den Stammdaten ausgewählt werden. Auf dem Reiter ABRECHNUNG kann der Komplettdruck ausgewählt und gespeichert werden.

Komplettdruck Zuordnung speichern:

Sollen die Abrechnungsbelege nur für ein bestimmtes Objekt erzeugt werden, ist die Zuordnung über das Objekt in den Stammdaten durchzuführen.

Mit der Zuordnung eines Komplettdrucks am Kunden, werden alle zum Kunden zugehörigen Objekte mit den Komplettdruck-Belegen erstellt und archiviert. Sofern Sie einen Komplettdruck einem Objekt zuordnen, wird dieser genommen. Egal ob dem Kunden des Objekts ein Komplettdruck zugeorndet ist oder nicht. Das Objekt hat Vorrang.

Abrechnung erstellen mit Komplettdruck

Beim Abrechnung Abschließen und Archivieren werden die Belege, die Sie im Komplettdruck für das entpsrechende Objekt oder den entsprechenden Kunden hinterlegt haben, erstellt und archiviert. Der Vorgang wird im Hintergrund durchgeführt. Nachdem der Vorgang erfolgreich abgeschlossen ist, können Sie sich die Belege als Liste über den Button Komplettdruck ansehen.

An Position 0 wird das zusätzliche Deckblatt (Übersicht_Abrechnungsbelege…) angezeigt. Ab Position 1 werden alle Belege aus dem im Komplettdruck definierten Belegpositionen sortiert aufgelistet.

Alle Belege werden vorausgewählt. So können Sie gleich die Belege entweder als einzelne PDFs oder in einem PDF öffnen. Zudem haben Sie die Möglichkeit die Belege in ein ZIP Archiv lokal auf Ihrem PC zu speichern oder das ZIP Archiv direkt an eine E-Mail zu hängen und dem entsprechenden Empfänger zu senden. Über die darüber liegende Auswahlbox können Sie noch entscheiden wie die PDFs im ZIP Archiv abgelegt werden. Sollten Sie bei dem Kunden des Objekts eine E-Mail Adresse hinterlegt haben, wird diese gleich in die E-Mail übernommen. Andernfalls bleibt der Empfänger leer. Sie haben immer die Möglichkeit auch einzelne Dokumente auszuwählen.

Sollten Sie die Belege von bereits abgeschlossenen Abrechnungen mit dem Komplettdruck-Button öffnen, die ohne den neuen Komplettdruck erstellt wurde, werden die Dokumente ab Position 100 aufgelistet. Zudem können Sie auch weiterhin Abrechungen Abschließen und Archivieren ohne einen Komplettdruck zu hinterlegen. Dann werden die Belege wie bisher archiviert und in dieser Ansicht angezeigt.