E-Rechnungen

Ab der Version 1.22.4.0 können im ERAS2 E-Rechnungen erzeugt werden.

Diese werden im XRechnung-Format erstellt und entsprechen der europäischen Norm EN 16931 für elektronische Rechnungen.

Voreinstellungen

Damit die E-Rechnung erfolgreich erstellt werden kann, müssen im System bestimmte Einstellungen vorgenommen werden.

Bitte überprüfen Sie die folgenden Angaben und ergänzen Sie diese gegebenenfalls, bevor Sie mit der Erstellung der E-Rechnung beginnen.

Zwingend erforderliche Angaben

Archivpfad konfigurieren Einstellungen ⇒ Mandanten ⇒ Archiv
Geschäftsführungsdaten und Steuer-ID des Mandanten eintragen Einstellungen ⇒ Mandanten ⇒ E-Rechnung
Gültige Bankverbindung des Mandanten hinterlegen Einstellungen ⇒ Mandanten ⇒ Bankverbindung
Telefonnummer des Mandanten angeben Einstellungen ⇒ Mandanten
E-Mail-Adresse für E-Rechnungsantworten des Mandanten angeben ('E-Mail E-Rechnung Antwort') Einstellungen ⇒ Mandanten
E-Mail-Adresse für E-Rechnung des Kunden/Rechnungsempfängers hinterlegen ('E-Mail E-Rechnung') Stammdaten ⇒ Kunde/Rechnungsempfänger

Eine allgemeine Bankverbindung auf Mandantenebene ist auch dann erforderlich, wenn pro Objekt eine abweichende Bankverbindung unter

Textbausteine ⇒ Formulartypen hinterlegt wird.

Soll die Rechnung an einen abweichenden Rechnungsempfänger versendet werden, muss auch dort die E-Mail-Adresse für die E-Rechnung hinterlegt sein.

Erstellung der E-Rechnung

Grundsätzlich stehen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung, um eine E-Rechnung zu erstellen.

Die E-Rechnung wird zusätzlich zur normalen Rechnung als PDF-Dokument erzeugt und im Archiv abgelegt.

Erstellung zusammen mit einer neuen Rechnung

Wird bei der Rechnungserstellung die Option E-Rechnung als PDF aktiviert, erscheint ein zusätzlicher Bereich zur Definition der E-Rechnungseinstellungen.

Der Speicherort der E-Rechnung wird automatisch aus der im System hinterlegten Archivpfad-Einstellung übernommen.

Der Dateiname der E-Rechnung wird standardmäßig nachfolgendem Schema gebildet:

Rechnungsbezeichnung_Rechnungsnummer_Kundennummer_Objektnummer_Datumsstempel

Diese Struktur gewährleistet eine eindeutige Zuordnung und erleichtert die spätere Nachverfolgung.

Sowohl Dateiname als auch Dateipfad können vom Anwender bei Bedarf individuell angepasst werden.

Erstellung aus einer bestehenden Rechnung

Wenn bereits eine klassische Rechnung existiert, kann daraus eine E-Rechnung generiert werden.

Ein Klick auf E-Rechnung erstellen öffnet ein Dialogfenster mit allen relevanten Angaben.

Diese Funktion ist sowohl unter Abrechnung ⇒ Faktura als auch unter Assistenten ⇒ Faktura verfügbar.

Erstellung im Vertragsrechnungslauf

Wenn im Vertragsrechnungslauf die Option E-Rechnung als PDF aktiviert ist, werden für alle erstellten Vertragsrechnungen automatisch E-Rechnungen erzeugt und direkt archiviert, sofern der Haken archivieren aktiviert ist.

Erstellung zusammen mit Abschlagsrechnungen über NL/Kostenbelege

Auch bei der Erstellung von Abschlagsrechnungen (A-Rechnungen) über NL/Kostenbelege können E-Rechnungen generiert werden.

Wählen Sie hierzu die Option nur A-Rechnung und aktivieren Sie den Haken E-Rechnung als PDF.

Analog zum Vertragsrechnungslauf wird für jede erzeugte A-Rechnung eine E-Rechnung erstellt und archiviert, sofern der Haken archivieren aktiviert ist.

E-Mail-Versand

Eine erstellte E-Rechnung kann direkt per E-Mail an den Kunden gesendet werden. Hierfür muss die Option E-Mail Versand aktiviert werden.

Voraussetzungen für den E-Mail-Versand

Damit der E-Mail-Versand funktioniert, müssen die folgenden Voraussetzungen erfüllt sein:

E-Mail-Adresse für E-Rechnung des Kunden/Rechnungsempfängers (E-Mail E-Rechnung) Stammdaten ⇒ Kunde/Rechnungsempfänger
E-Mail-Adresse für Schriftverkehr des Kunden (E-Mail Schriftverkehr) Stammdaten ⇒ Kunde (notwendig für den Versand anderer Belege wie Abrechnungen oder Kostenbelege)
Option Belege per E-Mail beim Kunden aktiviert
SMTP Client vollständig konfiguriert Einstellungen ⇒ Mandanten ⇒ SMTP Client
SMTP-Client

Die Option Belege per E-Mail ist insbesondere für die Massenerstellung von Rechnungen (z. B. Vertragsrechnungslauf) relevant. Wenn bestimmte Kunden keinen E-Mail-Versand wünschen, muss der Haken bei diesen Kunden deaktiviert bleiben.

Soll die Rechnung an einen abweichenden Rechnungsempfänger versendet werden, muss auch dort die Option Belege per E-Mail aktiviert sein.

Nach dem Speichern der SMTP-Daten sollte unbedingt eine Test-E-Mail versendet werden, um zu prüfen, ob der Versand korrekt funktioniert. Achten Sie darauf, dass Firewalls oder Sicherheitsrichtlinien des Mailservers den Versand nicht blockieren.

Empfehlung für den automatisierten E-Mail-Versand

Für den automatischen Versand empfiehlt sich die Anlage eines Formulartyps in den Textbausteinen.

Der dort hinterlegte Text wird beim Versand automatisch als E-Mail-Textvorlage verwendet.

Versandvarianten je nach Erstellungsart

Der Ablauf des E-Mail-Versands unterscheidet sich leicht je nach Art der E-Rechnungserstellung:

Einzelrechnung

Nach Erstellung einer Einzelrechnung wird der E-Mail-Client automatisch geöffnet.

Die E-Rechnung befindet sich bereits im Anhang der vorbereiteten E-Mail. Der E-Mail-Text wird aus dem hinterlegten Formulartyp übernommen.

Vertragsrechnungslauf

Der Versand erfolgt automatisch im Hintergrund über den konfigurierten SMTP-Client. Der E-Mail-Text wird aus dem hinterlegten Formulartyp übernommen.

Abschlagsrechnungen über NL/Kostenbelege

An dieser Stelle erfolgt der Versand nicht automatisch, sondern wird vom Anwender manuell über einen Button ausgelöst.

Die Bezeichnung des Buttons passt sich der jeweiligen Versandart an (A-Rechnungen per E-Mail versenden oder Anmeldungen/Kostenbelege per E-Mail versenden).

Wenn die Optionen nur A-Rechnung und E-Rechnung als PDF aktiviert sind, werden über diesen Button die E-Rechnungen erzeugt und anschließend per E-Mail versendet.

Der Versandprozess wird unmittelbar nach dem Klick gestartet und erfolgt danach automatisch im Hintergrund über den konfigurierten SMTP-Client.

Sind die Optionen nur A-Rechnung und E-Rechnung als PDF nicht aktiv, nutzt das System denselben Button, um stattdessen den Versand der Kostenbelege zu starten.

Die Rechnungstabelle wurde um zwei neue Spalten erweitert: E-Rechnung am und E-Mail am.

Die Spalte E-Rechnung am wird automatisch gefüllt, sobald eine E-Rechnung erfolgreich erstellt und archiviert wurde.

Die Spalte E-Mail am wird automatisch gesetzt, wenn die E-Rechnung erfolgreich per E-Mail versendet wurde.