Termin-Tourenplanung

Der Termin- und Tourenplaner dient der Erfassung und Planung Ihrer Ablese-, Montage- oder Wartungsaufträgen, unterstützt durch eine geografische Darstellung zur effizienten Planung.

Er vereint drei Bereiche in einer Oberfläche:

• eine Auftragstabelle mit allen offenen, geplanten und abgeschlossenen Aufträgen,
• einen Monteurs-Kalender mit mehreren Spalten (je ausgewählter Monteur eine Spalte),
• eine optionale Kartenansicht zur Umkreissuche nach weiteren Aufträgen.

Aus der Auftragstabelle werden Termine per Rechtsklick in den Kalender erzeugt. Die Dauer eines neuen Termins wird automatisch aus den Zeitfaktoren der betroffenen Geräte und einer optionalen Pauschale je Nutzeinheit berechnet (siehe Automatische Termindauer-Berechnung).

Monteur-Auswahl

Mehrfachauswahl der Monteure, deren Termine im Kalender angezeigt werden. Je ausgewähltem Monteur wird eine Kalenderspalte eingeblendet.

Termine von

Zeitlicher Ausgangspunkt für die Anzeige. Standardmäßig wird auf heute minus 14 Tage initialisiert. Alle geplanten Aufträge und Termine vor diesem Datum werden ausgeblendet.

Auftragsanzeige

Radiobutton-Gruppe zur Filterung der Auftragstabelle:

• alle – alle Aufträge unabhängig vom Terminstatus
• nur geplante – nur Aufträge mit mindestens einem Termin
• nur nicht geplante – nur Aufträge ohne Termin

Zusätzlich steuert die Checkbox abgeschlossen, ob abgeschlossene Aufträge in der Tabelle erscheinen.

Kalenderansicht Tage

Umschaltung zwischen einer 5-Tage- (Werktage) und einer 7-Tage-Ansicht (Woche inkl. Wochenende).

Termin Intervall

Umschaltung zwischen einem Zeitraster von 15 Minuten und 30 Minuten pro Kalender-Slot. Die Einstellung wirkt auch auf die Rundung der automatisch berechneten Termindauer (siehe Automatische Termindauer-Berechnung).

Tourenplan-Optionen

Optionen für den Druck des Tagestourenplans:

• mit Preislisten-Artikel – blendet eine Packliste der Artikel ein
• ohne Nutzerzuordnung – unterdrückt die Auflistung der Nutzeinheiten
• ohne Artikelübersicht – unterdrückt die Artikel-Übersicht vollständig

Die Auftragstabelle zeigt alle Aufträge, die durch die aktiven Filter erfasst werden. Je Spalte ist über den Spaltenkopf eine eigene Filterung möglich.

Wichtige Spalten:

• Auftrags-Nr., Auftragstyp, Tätigkeit – Kennzeichnung und Typ des Auftrags
• Objekt-Nr., Adresse – Objektbezug und Einsatzort
• Termin von / Termin bis – Zeitraum des zugeordneten Termins, sofern vorhanden
• Monteur – der dem Termin zugeordnete Monteur
• Status – aktueller Auftragsstatus (Offen, Geplant, Abgeschlossen)
• Abgeschlossen am – Datum des Abschlusses; direkt in der Tabelle setzbar

Über die Schaltfläche Filter aufheben werden alle Spaltenfilter zurückgesetzt.

Ein neuer Termin wird durch Rechtsklick in den gewünschten Zeitslot eines Monteurkalenders erzeugt. Zuvor muss in der Auftragstabelle der zugehörige Auftrag markiert sein. Ist noch kein Monteur ausgewählt, erscheint statt des Menüs der Hinweis Bitte wählen Sie einen Monteur aus..

Das Popup Termin anlegen enthält folgende Felder:

• Start – Datum (Termin-Datum von) und Uhrzeit (Zeit von)
• Ende – Datum (Termin-Datum bis) und Uhrzeit (Zeit bis)
• Monteur(e) – Mehrfachauswahl; mehrere Monteure auf denselben Termin möglich
• Auftrag Nr. – wird aus dem gewählten Auftrag übernommen (nur lesend)
• Nutzeinheiten-Auswahl – siehe Nutzeinheiten-Zuordnung
• Anmerkung – freies Textfeld für interne Notizen
• Terminzeit berechnen – berechnet die Termindauer aus der aktuellen Auswahl neu (siehe Automatische Termindauer-Berechnung)

Wird Start beim Anlegen geändert, wird Ende automatisch um die gleiche Differenz verschoben, sodass die bisherige Termindauer erhalten bleibt. Mit Übernehmen wird der Termin gespeichert, mit Abbrechen verworfen.

Ein bestehender Termin wird durch Rechtsklick auf den Terminblock im Kalender geöffnet. Alle Felder aus dem Anlegen-Popup sind editierbar:

• Datum und Uhrzeit können angepasst werden.
• Der Monteur kann gewechselt oder um weitere Monteure ergänzt werden.
• Die Nutzeinheiten-Zuordnung kann geändert werden.
• Anmerkungen können ergänzt werden.

Beim Bearbeiten wird die Endzeit nicht automatisch angepasst, weder beim Ändern der Startzeit noch beim Ändern der Nutzeinheiten. Soll die Dauer aus der aktuellen Auswahl neu berechnet werden, die Schaltfläche Terminzeit berechnen verwenden.

Im Termin-Popup werden alle Nutzeinheiten des zugehörigen Objekts aufgelistet, die durch den Auftrag betroffen sind. Pro Nutzeinheit existiert eine Checkbox; mit Alle auswählen lassen sich alle Einträge gleichzeitig setzen oder entfernen.

Bei Aufträgen mit mehreren Terminen werden bereits anderen Terminen zugeordnete Nutzeinheiten gesperrt und rot dargestellt. So wird sichergestellt, dass eine Nutzeinheit nur einmal pro Auftrag terminiert ist. Beim Anlegen eines Termins führt jede Änderung der Nutzeinheiten-Auswahl zu einer automatischen Neuberechnung von Zeit bis (siehe unten). Beim Bearbeiten erfolgt die Neuberechnung über Terminzeit berechnen.

Die Termindauer (Zeit bis) wird aus den Zeitfaktoren der Geräte berechnet, die der Termin umfasst, und um eine Pauschale je Nutzeinheit ergänzt.

Voraussetzungen

• Zeitfaktoren im Gerätekatalog: Je Geräteartikel und Auftragstyp wird in der Tabelle der Zeitfaktoren eine Zeit hinterlegt (Spalte Zeitfaktor in Min.).
• Pauschale je Nutzeinheit (optional): in der Parametrisierung im Feld Ne/Nutzer Zeitfaktor pauschal in Min.. Damit lassen sich z.B. der Zugang zur Wohnung und die Wege zwischen den Wohnungen berücksichtigen.
• Gerätezuordnung im Auftrag: Die Geräte sind den Auftragspositionen über die Nutzeinheiten zugeordnet.

Wann wird berechnet?

• Neuer Termin: automatisch bei jedem An- oder Abhaken einer Nutzeinheit, auch über Alle auswählen. Solange keine Nutzeinheit angehakt ist, entspricht Zeit bis der Startzeit und der Termin kann nicht gespeichert werden.
• Termin bearbeiten: keine automatische Neuberechnung, die gespeicherte Endzeit bleibt erhalten. Über Terminzeit berechnen wird die Dauer aus der aktuellen Auswahl neu berechnet.

Welche Geräte werden gezählt?

Gezählt werden nur aktive (nicht ausgebaute) Geräte in den angehakten Nutzeinheiten. Abhängig von der Auftragsposition gilt:

• Position mit Leistungsartikel aus der Preisliste (z.B. Jahresablesung): die der Position zugeordneten Geräte, jeweils mit dem Zeitfaktor ihres eigenen Geräteartikels. Sind der Position keine Geräte zugeordnet, ergibt sie keine Gerätezeit.
• Position mit Geräteartikel: Sind der Position Geräte zugeordnet, werden genau diese gezählt. Andernfalls zählen alle Geräte der angehakten Nutzeinheiten mit demselben Geräteartikel, und falls es davon keine gibt, die Geräte derselben Geräteklasse. Verwendet wird der Zeitfaktor des Geräteartikels der Position.
• Jedes Gerät zählt pro Termin nur einmal, auch wenn es mehreren Auftragspositionen zugeordnet ist. Ist ein Gerät sowohl einer Position mit Geräteartikel als auch einer Leistungsposition zugeordnet, gilt der Zeitfaktor der Position mit Geräteartikel.

Es werden nur Zeitfaktoren berücksichtigt, deren Auftragstyp zum Auftrag passt. Bei Kombi-Auftragstypen (z.B. Wartung + Gerätetausch) werden die Zeitfaktoren aller zutreffenden Typen je Gerät addiert.

Ablauf der Berechnung

1. Gerätezeit: Summe der Zeitfaktoren aller gezählten Geräte.
2. NE-Pauschale: Pauschale je Nutzeinheit mal Anzahl der angehakten Nutzeinheiten.
3. Gesamtzeit: Gerätezeit plus NE-Pauschale, aufgerundet auf das unter Termin Intervall eingestellte Raster (15 oder 30 Min.).
4. Zeit bis: Startzeit plus Gesamtzeit.

Beispiel: 4 Nutzeinheiten sind angehakt, die Pauschale beträgt 3 Min. Zugeordnet sind 20 Heizkostenverteiler (Zeitfaktor 1 Min.) und 4 Wasserzähler (Zeitfaktor 2 Min.). Gerätezeit: 20 + 8 = 28 Min. NE-Pauschale: 4 x 3 = 12 Min. Zusammen 40 Min., aufgerundet auf 45 Min. Bei Start um 09:00 Uhr endet der Termin um 09:45 Uhr.

Aufträge ohne Nutzeinheiten

Sind dem Auftrag keine Nutzeinheiten zugeordnet, wird über die Mengen der Auftragspositionen gerechnet: Zeitfaktor des Geräteartikels mal Ist-Menge, sonst Soll-Menge. Leistungspositionen ohne Geräteartikel ergeben hier keine Zeit, eine NE-Pauschale fällt nicht an. Ergibt sich keine Zeit, belegt der Termin mindestens ein Zeitintervall. Da keine Nutzeinheiten angehakt werden können, erfolgt die Berechnung über Terminzeit berechnen.

Termine über 20 Uhr

Der Kalender endet um 20 Uhr. Reicht die berechnete Dauer darüber hinaus, wird Zeit bis auf 20:00 Uhr begrenzt und im Popup ein Warnsymbol angezeigt. Beim Speichern erscheint die Frage, ob ein Folgetermin am nächsten freien Werktag erstellt werden soll:

• Ja: Die Nutzeinheiten werden in Begehungsreihenfolge auf mehrere Tage verteilt, eine Nutzeinheit wird dabei nicht geteilt. Folgetermine beginnen um 7:00 Uhr. Tage, an denen der Auftrag oder einer der Monteure bereits einen Termin hat, werden übersprungen.
• Nein: Der Termin endet um 20:00 Uhr.
• Abbrechen: zurück zum Termin-Popup.

Wird ein bereits aufgeteilter Termin bearbeitet und überschreitet wieder 20 Uhr, weist ein Hinweis darauf hin. Nicht mehr passende Nutzeinheiten werden dann als Folgetermin angelegt.

Die Umkreissuche findet weitere offene Aufträge in der Nähe eines geplanten Termins, um Routen zu optimieren. Das Popup Umkreissuche enthält:

• Umkreis (km) – Suchradius um den Referenzpunkt
• Termine von / bis – Zeitraum, aus dem Aufträge gezogen werden
• geplant anzeigen / ungeplant anzeigen – Filter nach Planungsstatus
• Monteur-Filter – Einschränkung auf bestimmte Monteure

Nach Suchergebnisse anzeigen werden die passenden Aufträge in der Ergebnisliste und als Stecknadeln in der Kartenansicht (BingMap) dargestellt.

Für jeden Termin können Anmeldeschreiben an die betroffenen Empfängergruppen erzeugt werden. Das Popup Terminanmeldung bietet je Empfängerart eine eigene Auswahl:

• Verwalter
• Hausmeister
• Nutzer allgemein
• Nutzer persönlich
• Hausaushang

Je Auswahl wird ein eigenes Druckdokument erzeugt. Betreff und Datumsangaben werden automatisch aus dem Termin befüllt. Oberer und unterer Text können über die Schaltfläche Textbausteine hinzufügen aus hinterlegten Textbausteinen übernommen oder frei bearbeitet werden. Über Checkboxen lassen sich zusätzlich Logo Mandant und Logo Kunde in die Dokumente einblenden.

Über die Schaltfläche Tourenplan vom [Datum] wird ein Report mit allen Terminen des gewählten Tages erzeugt. Der Report enthält je Monteur eine Tagesübersicht mit Uhrzeit, Objekt, Auftragstätigkeit und – abhängig von den unter Tourenplan-Optionen gewählten Einstellungen – eine Packliste der Artikel sowie die Zuordnung der Nutzeinheiten.

• Sync App Aufträge – Abgleich der Termine und Auftragsdaten mit der ERAS2-App der Monteure.
• Arbeitsprotokolle – Anzeige und erneuter Export der durch die App erzeugten Arbeitsprotokolle.
• Backup einlesen – Wiederherstellen einer ERAS2-App Datenbank aus einer Sicherung.
• Terminfarben anzeigen – Legende der im Kalender verwendeten Farbkodierungen (z.B. nach Auftragstyp oder Status).