Datenaustausch ERAS 2 / Portal

Über das Kundenportal stellen Sie Ihren Endkunden (Hausverwaltung, Eigentümer etc.) die Daten ihrer Objekte online zur Verfügung. Der Endkunde kann seine Daten – z.B. Nutzerwechsel, Nebenkosten oder Brennstofflieferungen – über das Jahr verteilt selbst erfassen, statt sie gesammelt zum Abrechnungsbeginn an den Messdienst zu schicken. Der Datenabgleich überträgt diese Daten zwischen Portal und ERAS 2 in beide Richtungen.

Um einen Kunden im Webportal anmelden zu können, muss dieser über eine E-Mail Adresse verfügen. Diese muss unter Stammdaten / Kunden im Feld „E-Mail (Zentrale)“ hinterlegt sein.

Soll die E-Mail Adresse eines bereits angemeldeten Kunden geändert werden, muss dieser zunächst abgemeldet werden, wofür auch alle Objekte des Kunden aus dem Portal entfernt werden müssen. Danach kann die E-Mail Adresse geändert werden, der Kunde kann wieder im Webportal angemeldet werden und die Objekte wieder hochgeladen werden.

Da ein Kunde im Webportal anhand der E-Mail Adresse identifiziert wird, kann eine E-Mail Adresse immer nur einmal im Portal angemeldet werden.

Um Objekte in das Webportal hochzuladen, muss ein dem Objekt zugeordneter Kunde im Webportal angemeldet sein und für das Objekt muss ein Abrechnungszeitraum angelegt sein, in dessen Zeitraum der angemeldete Kunde bereits bzw. noch zugeordnet ist. Sollte eine dieser Anforderungen nicht erfüllt sein, wird das Objekt auch nicht in der Ansicht angezeigt.

Wenn die gewünschten Kunden im Webportal angemeldet wurden, die hochzuladenden Objekte freigegeben wurden und der hochzuladende Abrechnungszeitraum ausgewählt wurde, kann der Knopf „Daten abgleichen“ angeklickt werden. In diesem Moment wird zunächst geprüft, ob derzeit im Webportal ein Benutzer angemeldet ist. Nur wenn niemand angemeldet ist, kann der Datenabgleich durchgeführt werden.

Als erstes wird nun das Webportal gesperrt, wodurch sich kein Nutzer anmelden kann, während der Datenabgleich durchgeführt wird. Danach werden die Daten aus dem Webportal heruntergeladen und in die ERAS 2 Datenbank importiert bzw. mit dieser abgeglichen. Wenn dieser Schritt erfolgreich abgeschlossen wurde, werden die hochzuladenden Objekte zusammengestellt und an das Webportal übermittelt.

Nach erfolgreichem Hochladen der Daten wird das Webportal wieder freigegeben.

Weitere Informationen finden Sie unter Kundenportal - Unterlagen/Anleitungen und unter
Videos, sowie für den Endkunden unter Online Hilfe Kundenportal.

Wie der Name schon sagt, werden bei dieser Wahl alle angemeldeten Kunden und Objekte synchronisiert.

Wenn Sie, eventuell auch bedingt durch die Datenmenge, nicht alle, sondern nur einen oder einige wenige Kunden synchronisieren möchten, so können Sie Auswahl abgleichen wählen.

Hierzu setzen Sie einen Haken bei den Kunden, die in den Abgleich mit einbezogen werden sollen. Sie können also den Fokus ganz auf die Synchronisation dieses Kunden legen. Anschließend werden nur diese Daten abgeglichen.

Wichtig bleibt allerdings anzumerken, dass aufgrund der Basis-/Stammdaten kein Endkunde im Portal angemeldet sein darf. Andernfalls würde man Gefahr laufen, dass Gerätebezeichnungen, Artikelnummern o.ä., während der Endkunde angemeldet ist, plötzlich verschwinden.

Ab der aktuellen Version werden mehrere Abrechnungsperioden eines Objekts gleichzeitig im Portal abgebildet. Der Verwalter kann im Portal zwischen den Perioden wechseln, und der Sachbearbeiter sieht im Datenabgleich pro Periode den aktuellen Status.

Beim Datenabgleich werden je Objekt automatisch folgende Abrechnungsperioden an das Portal übertragen:

• die aktuelle Abrechnungsperiode (die das heutige Datum enthält),
• die unmittelbar darauf folgende Periode (sofern angelegt),
• sowie rückwirkend so viele Perioden, bis die beiden zuletzt abgeschlossenen Perioden enthalten sind.

So hat der Verwalter im Portal stets die laufende und die kommende Periode zur Bearbeitung sowie die letzten abgeschlossenen Perioden zur Einsicht. Eine manuelle Auswahl des Abrechnungszeitraums ist dafür nicht mehr notwendig.

Jede übertragene, noch nicht hart abgeschlossene Periode wird im Datenabgleich als kleine „Pille“ am Objekt angezeigt. Ein Tooltip an der Pille liefert weiterführende Informationen zum jeweiligen Status.

An der Pille stehen ein Schloss (Sperr-Zustand) und – wenn der Verwalter etwas markiert hat – ein zusätzliches Symbol. Typische Kombinationen:

Pille	Bedeutung
	Offene Periode (graues, offenes Schloss) mit einer Anmerkung des Verwalters (gelbe Glühbirne)
	Eine Sperre ist vorgemerkt (Pfeil offen→zu) – sie wird erst beim nächsten Abgleich wirksam (siehe unten)
	Gesperrte Periode (rotes Schloss), vom Verwalter als fertig markiert (grüner Haken)

Ein offenes graues Schloss bedeutet: Periode offen und bearbeitbar. Ausgegraute Perioden mit dem Zusatz (nicht online) wurden noch nicht ins Portal übertragen.

Über einen Klick auf die Pille steuern Sie die Sperre einer Periode. Die eigentliche Sperre wird dabei nicht sofort, sondern beim nächsten Datenabgleich wirksam („vorgemerkt“):

• Schloss zuklicken (sperren): Der Sperrwunsch wird vorgemerkt. Der nächste Sync holt noch einmal die aktuellen Werte vom Portal ab und sperrt anschließend die Periode endgültig im ERAS.
• Schloss aufklicken (entsperren): Die Aufhebung wird vorgemerkt. Der nächste Sync hebt die Sperre auf – Portal-Daten werden ab dem übernächsten Sync wieder übernommen (die unmittelbar folgende Synchronisation überträgt im Aufhebungs-Zyklus selbst noch keine Daten).

Markiert der Verwalter eine Periode im Portal als „fertig“, wird sie beim nächsten Datenabgleich automatisch im ERAS gesperrt. Der zuvor übliche manuelle Klick auf die Pille entfällt damit.

Bis zum nächsten Datenabgleich kann der Verwalter seine Markierung jederzeit selbst zurücknehmen (Schalter aus = „unfertig„). Erst mit dem Sync wird die Periode endgültig geschlossen und im Portal mit Schloss-Symbol als gesperrt angezeigt:

• Hebt der Sachbearbeiter die Sperre über die Pille wieder auf, wird das „fertig“-Signal im Portal automatisch zurückgesetzt – die Periode steht dem Verwalter dann wieder vollständig zur Bearbeitung zur Verfügung.
• Die Automatik greift nur auf der Flanke, also genau einmal pro „fertig“-Markierung. Wird die Periode nach dem automatischen Sperren manuell wieder geöffnet, bleibt sie offen, bis der Verwalter erneut „fertig“ setzt.

Im Portal wählt der Verwalter über ein Perioden-Dropdown die gewünschte Abrechnungsperiode. Das Dropdown listet alle übertragenen Perioden mit ihrem Sperr-Status: offene Perioden (offenes Schloss) zur Bearbeitung, gesperrte oder abgeschlossene (geschlossenes Schloss) nur zur Einsicht.

Pro Periode kann der Verwalter:

• die periodenbezogenen Daten erfassen (z.B. Hauptablesung, Nebenkosten, Heizbetriebskosten, Brennstofflieferungen, Direktkosten, Zwischenablesungen),
• eine Anmerkung hinterlegen (frei wählbarer Hinweistext, der beim nächsten Datenabgleich an ERAS übertragen wird),
• die Periode aus seiner Sicht als „fertig“ markieren – damit sperrt er sie für weitere Eingaben.

Mit dem Schalter „Daten sind … fertig“ signalisiert der Verwalter, dass die Periode aus seiner Sicht fertig ist (grüner Haken). Solange die Markierung aktiv ist, sind weitere Eingaben gesperrt – er kann sie aber jederzeit selbst wieder aufheben (Schalter aus).

Ist eine Periode gesperrt oder abgeschlossen, zeigt das Portal sie schreibgeschützt an: Eingabefelder sind deaktiviert und ein Hinweisbanner nennt den Grund (z.B. „Abrechnungszeitraum gesperrt“).

Im Objekt-Bereich des Datenabgleichs können Sie – bezogen auf die aktuelle Filterung – mehrere Objekte gleichzeitig bearbeiten, ohne jedes Objekt einzeln anzufassen. Die Schalter dazu finden Sie im Kopfbereich unter Massenaktion auf gefilterte Objekte.

Dafür stehen zwei Sammel-Schalter zur Verfügung:

Beide Schalter sind dreizustandig: Sie zeigen an, ob alle, keine oder nur ein Teil der gefilterten Objekte bzw. Perioden den jeweiligen Status haben.

Standardmäßig werden nur die aktuell letzten bekannten Ablesewerte eines Geräts als HA (Hauptablesung), ZA (Zwischenablesung) oder EB (Einbaustand) in das Kundenportal übertragen.
Wenn Sie Ihrem Kunden weitere Ablesewerte am Gerät darstellen möchten, können Sie dies ab der Version 1.22.4.0 in der Spalte 13 Mon (13 Monate) am Kunden festlegen.



Ausgehend von der übertragenen Abrechnungsperiode werden zur Hauptablesung 13 Monate rückwirkend übertragen. Wenn Sie also ein Abrechnungsende 31.12.2025 haben, so werden alle Ablesewerte der Geräte bis zum 01.12.2024 rückwirkend übertragen. Die aktuell im Portal befindliche Abrechnungsperiode ist somit abgedeckt.

Befindet sich ein Objekt im Kundenportal, weist ERAS 2 Sie mit einem gelben Hinweisbalken darauf hin. Der Balken erscheint dort, wo Sie konflikt-relevante Eingaben machen – in den Bereichen Stammdaten und Abrechnung – und ist bewusst als kooperativer Hinweis gestaltet: „Sie können hier parallel arbeiten.“

Fahren Sie mit der Maus über den Balken, zeigt ein ausführlicher Tooltip genau an, welche Daten wo bearbeitet werden – so sehen Sie auf einen Blick, wo Ihre Eingaben durch das Portal überschrieben werden könnten und wo nicht. Die vollständige Aufteilung finden Sie im Abschnitt Wer bearbeitet was?.

Eine häufig gestellte Frage ist: kann ich diesen Hinweis ignorieren? Die Antwort: Jein!

Um diese nicht ganz eindeutige Antwort zu verstehen, muss man wissen, wie genau der Synchronisationsprozess abläuft:
Das Kundenportal ist so gedacht, dass die Daten dem Endkunden (Hausverwaltung, Eigentümer etc.) zur Verfügung gestellt werden. Damit kann der Kunde zeitnah seine Daten zu den Kosten oder Nutzerwechseln erfassen, anstatt diese das ganze Jahr über zu sammeln und dem Messdienst (ERAS 2) am Anfang des neuen Abrechnungszeitraums zu schicken. Vor allem im Zusammenhang mit der UVI und den damit verbundenen Nutzerwechseln hat dieses Vorgehen eine neue, wichtige Bedeutung bekommen, denn der Endkunde hat i.d.R. als erstes die Informationen zu Ein- und Auszug in einer Nutzeinheit.

Wenn man diesen Gedanken auf die Daten herunterbricht, bedeutet dies nichts anderes, als dass der Endkunde quasi das Schreibrecht auf die Daten eines Objekts hat, solange es sich online im Portal befindet. Genaugenommen ist dies auf Datensatzebene zu sehen. Sie können es sich so vorstellen, dass jeder Datensatz (ein Objekt, ein Kunde, ein Nutzer, ein Ablesewert …) eine eindeutige ID hat, eine Art „Fingerabdruck“. Immer wenn Daten aus dem Portal heruntergeladen werden und der „Fingerabdruck“ im ERAS 2 bereits bekannt ist, werden die Daten im ERAS 2 genauso aufgenommen, wie sie aus dem Portal kommen. Das Schreibrecht auf diesem Datensatz hat also das Portal!

Angenommen, Sie korrigieren im ERAS 2 einen bestehenden Nutzernamen. Der „Fingerabdruck“ des Datensatzes ändert sich dadurch nicht – es ist schließlich immer noch der gleiche Nutzer, nur wird eventuell aus „Meier“ eben „Meyer“. Dieser Datensatz wird aber im Portal nicht angefasst und die Daten werden synchronisiert. Das Schreibrecht liegt beim Portal, der Nutzername im Portal ist immer noch „Meier“, folglich ist Ihre Änderung nach der Synchronisation wieder mit „Meier“ überschrieben.

Anders sieht dies aus, wenn Sie neue Daten erfassen, denn diese bekommen automatisch einen neuen „Fingerabdruck“. Wenn Sie also z.B. einen neuen Ablesewert erfassen (manuell oder durch Dateneinlesung) oder im ERAS 2 einen Nutzerwechsel eintragen, bleiben diese Daten aufgrund des neuen „Fingerabdrucks“ erhalten und gehen nicht verloren. Sie werden dann automatisch bei der nächsten Synchronisation mit in das Portal gestellt.

Wenn Sie also klare Regeln (Aufgabenverteilung) mit Ihrem Kunden haben, besteht keine Notwendigkeit, ein Objekt aus dem Portal zu nehmen, Änderungen einzupflegen und das Objekt wieder hochzuladen. Sie können es einfach im Portal belassen.

In der Praxis könnten Sie z.B. vereinbaren, dass Ihr Kunde sich nur um die Nutzerwechsel inkl. der eventuell vorhandenen Zwischenablesung kümmert (Thema: UVI); alle anderen Daten, wie z.B. Brennstofflieferungen oder Nebenkosten, werden von Ihnen erfasst und dienen im Portal nur der Ansicht, Überprüfung oder Korrekturmöglichkeit durch den Endkunden.
Oder Sie sagen: der Messdienst ist für Geräte und Ablesewerte zuständig, alles andere liegt in der Hand des Endkunden.

Wo die Grenze liegt, können Sie frei entscheiden – Hauptsache, es werden nicht auf beiden Seiten die gleichen Datensätze geändert.

Solange ein Objekt online im Portal ist, kann der Verwalter einen Teil der Daten parallel zu Ihnen bearbeiten. Bei einem Konflikt auf demselben Datensatz gewinnt dann das Portal (warum, erklärt der Abschnitt Der Online-Hinweis). Die folgende Aufteilung der Zuständigkeiten zeigt, welche Daten der Verwalter im Portal ändern kann und welche ausschließlich in ERAS bearbeitet werden – sie entspricht dem Tooltip am gelben Hinweisbalken.

Falls Sie anstatt der Ablesewerte die Rohwerte der Geräte im Portal sehen und erfassen wollen, so können Sie ab der Version 1.20.3.0 dies in den Einstellungen =⇒ Parametrisierung konfigurieren.

Die hier gesetzte Einstellung gilt für alle HKV in Ihrem System. Es wird aber pro Gerät unterschieden. Wenn Sie also ein Objekt mit stichtagsbezogenen HKV haben, so werden diese auch mit den Ablesewerten übertragen, wo hingegen Objekte mit kumulierenden HKV mit den Rohwerten übertragen werden.

Wenn Sie betreffende Objekte mit Rohwerten noch nicht im Portal haben, müssen Sie nichts weiter machen, als den Haken in der Konfiguration setzen. Bei der nächsten Synchronisation werden dann die Rohwerte der HKV in den entsprechenden Objekten übertragen.

Wenn Sie Objekte im Portal haben, die von der Umstellung betroffen sind, sollten diese zunächst ohne gesetzten Haken aus dem Portal entfernt werden.

1. Entfernen Sie die betroffenen Objekte aus dem Portal
2. Setzen Sie anschließend die Haken in der Konfiguration und aktivieren Sie damit die Rohwert-Übertragung
3. Synchronisieren Sie die Daten wieder in das Portal