ERAS2 ist mandantenfähig. Wie bereits im Abschnitt Datenbank und Netzwerk beschrieben, wird ERAS2 zunächst mit einer zentralen Verwaltungsdatenbank verbunden. In ihr befinden sich die grundlegenden Informationen zu allen Mandanten, die Sie im ERAS2 haben. Jeder Mandant wiederum hat eine eigenen Datenbank und ist somit auch physikalisch komplett von den Daten der anderen Mandanten getrennt. Auch können die Datenbanken auf unterschiedlichen Servern und somit auch unterschiedlichen Standorten verteilt sein.

Alle für diese Verbindung relevanten Daten, wie Serveradresse, Zugangsdaten etc. sind hier einzutragen.

Für Ihren späteren Briefkopf bei Verwendung dieses Mandanten, können Sie hier Ihre Adressdaten eintragen.

Für den Andruck der Zahlungsinformationen können Sie hier Ihre Bankdaten eintragen, die bei diesem Mandanten verwendet werden sollen.

Tragen Sie hier Ihre Telefon- oder Email-Daten ein.

Beim Erstellen der verschiedenen Formulare haben Sie immer wieder die Möglichkeit, auch Ihr Firmenlogo im Briefkopf mit auszugeben. Dieses kann von Mandant zu Mandant variieren, wenn Sie z.B. zwei unterschiedliche Messdienste haben oder mit unterschiedlichen Kundenvorgaben arbeiten möchten. Laden Sie somit das zu verwendende Logo hier in die Datenbank.

Sie haben die Möglichkeit, mehrere Mandanten anzulegen. Dies ist neben einer echten „Firmentrennung“ auch die Möglichkeit, Daten oder Objektaufbauten zunächst zu testen. Um hier eine Abgrenzung zwischen Produktiv- und Testmandanten zu ermöglichen, gibt es ab der Version 1.14.0.0 die Möglichkeit, einen Testmandanten als solchen entsprechend zu kennzeichnen.


Damit die Ausgaben nicht verwechselt werden, haben Abrechnungen aus dem Testmandanten ein entsprechendes Wasserzeichen:

Bei Produktivmandanten entfällt dieses Wasserzeichen.

Alle Papier-(PDF-)Vorgänge aus ERAS2 können automatisch im ERAS2 internen Archiv abgelegt werden. Dies gilt aber auch für externe Dokumente, wie sie z.B. aus der QuickDocApp erzeugt werden.
ERAS2 speichert dabei aus Performance- und Datenbankgründen, die Suchbegriffe, wie Objektnummer, Nutzername etc. in der Datenbank des Mandanten, die eigentliche Archivdatei (JPG, PDF, ZIP etc.) in Ihrem Dateisystem. Da dies auch ggf. auf einem zentralen Server sein kann, muss ERAS2 die entsprechenden Informationen zum Speichern hier erhalten.

Das ERAS2-Webportal bietet Ihren Kunden Daten online zur Abrechnung einzugeben. Dies beinhaltet:

• Eigentümerwechsel
• Miterwechsel mit Zwischenablesung
• Heiz-/Heizbetriebskosten
• Brennstofflieferungen
• File-Transfer

Mit einer entsprechenden Lizenz bekommen Sie die Zugangsdaten für Ihren Webportal-Zugang und diese können hier eingetragen. Mit dem ersten Datentransfer zum Portal, werden automatisch alle notwendigen Einstellungen vorgenommen.

In der Regel werden Emails, die aus ERAS2 heraus versendet werden (z.B. für die „UVI per Email“), über den ERAS Relay-Server versendet. Eine Konfiguration ist somit für Sie nicht notwendig.
Sollten Sie dies nicht wünschen oder eine eigene Kontrolle über den Versand haben wollen, bietet ERAS2 Ihnen ab Version 1.16.1.10 die Möglichkeit, Ihren eigenen SMTP-Server zu verwenden.

Von Ihrem Anbieter sollten Sie die Möglichkeit haben, mittels SMTP Emails zu versenden.

Die Zugangsdaten hierzu kann Ihnen Ihr Anbieter nennen oder Sie entnehmen diese aus der Konfiguration Ihres Emails-Programms.
Wenn die Zugangsdaten hier eingetragen sind, haben diese Vorrang vor dem Standardsystem von ERAS.
Alle weiteren Funktionen für „CC“, „BCC“ etc. bleiben davon unberührt und stehen genauso zu Verfügung.
Lesen Sie hierzu auch die Hinweise in diesem Handbuch:

UVI Einrichtung
UVI Email

Weitere Informationen zur Funktionsweise der Mandantenverwaltung erhalten Sie auch in unserem Video: Mandanten einrichten