Abrechnungsprotokoll

Wenn Sie eine Abrechnung durch den Button Abrechnung erstellen ausgelöst haben, wird im Hintergrund ein Protokoll der einzelnen Rechenschritte, Teilergebnisse und Meldungen erzeugt. Dieses sehen Sie nach Abschluss der Abrechnung im rechten Teil des Bildschirms.

Die Tabelle gliedert sich dabei in 3 Bereiche:

   Status : Information, Warnung oder Fehler 
   Ebene  : Allgemein, Objekt, Nutzeinheit, Nutzer oder Gerät
   Meldung: die eigentliche Information 

Die Meldungen sind dabei chronologisch absteigend sortiert, so dass die Endergebnisse ganz oben in der Tabelle zu sehen sind, die ersten gröberen Ergebnisse (wie z.B. Anzahl Kalendertage, Heizgradtage, Anzahl Nutzer etc.) am unteren Ende der Liste.

Viele der angezeigten Meldungen sind rein informativ (Information) und stellen die Teilergebnisse (Flächenermittlung der Nutzer, Nutzzeiträume etc.) der Abrechnung dar.
Wenn Überprüfungen jedoch auf eine Abweichung von den Vorgaben treffen, werden Warnungen oder Fehler ausgegeben.

Warnungen sind dabei Abweichungen, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern. Meist können diese ignoriert werden, sollten aber zur Kenntnis genommen werden. Ein typisches Beispiel ist, dass Flächenangaben eines Nutzers oder einer Nutzeinheit fehlen. Dies wird standardmäßig überprüft und wenn diese fehlen, als Warnung ausgegeben. Wenn nun z.B. Nebenkosten nach genau einer dieser fehlenden Flächenangabe verteilt werden soll, kann ein Abrechnungsfehler genau hierauf zurückgeführt werden. Werden die Flächenangaben nicht benötigt, kann diese Warnung ignoriert werden. Auch kann es sein, dass ein Monatswert fehlt oder unplausibel ist. Dies hat so lange keine Auswirkung, wie z.B. kein Nutzerwechsel auf diesen Monatswert zurückgreifen muss, da eine HA oder ZA vorhanden ist. Solche Meldungen werden ebenfalls nur als Warnung ausgegeben um im Falle einer Fehlersuche, einen konkreten Hinweis zu geben.

Fehler sind im allgemeinen Abweichungen, die z.B. Grundregeln verletzen oder rechnerische Differenzen, die außerhalb der Toleranzen liegen. Ein solcher Fehler kann z.B. sein, dass der abzurechnende Zeitraum 365 Tage enthält, die Summe der am Nutzer angegeben Tage aber z.B. nur 360. ERAS2 würde bei einer direkten Eingabe des Nutzerwechsels über das Programm automatisch Leerstände einfügen. Externe Systeme könnten aber durch eine Dateneinspielung solche „undefinierten“ Zeiträume erzeugen und werden somit als Fehler angezeigt. Sollte auch hier z.B. nur ein Nutzer im Abrechnungszeitraum in der Nutzeinheit sein, so führt dieser Fehler nicht gleich zu einer ungültigen Abrechnung, dennoch sollten Sie den Fehler in den Daten beheben.
Rundungsdifferenzen sind bei der Kostenverteilung mathematisch nie ganz zu vermeiden. Wenn jedoch diese Abweichungen über die „normalen“ Rundungsdifferenzen hinausgehen, wird auch bei größeren Abweichungen ein Fehler angezeigt, der dann auch ein Hinweis auf einen echten Abrechnungsfehler sein kann.

Ähnlich wie Sie es in einigen Programmen mit tabellarischen Darstellungen kennen, können Sie in den drei Spalten Status, Ebene und Meldung nach Begriffen suchen oder filtern.

Beim Klick auf das Filter-Symbol öffnet sich die Filter/Such-Maske. Im unteren Bereich sehen Sie eine Liste aller Ergebnisse in der Spalte. Diese Schnellsuche können Sie durch einfaches An- oder Abhaken nutzen und eignet sich besonders für kurze Listen mit festen Werten.

Um die Ausgaben einfach zu Sortieren, nutzen Sie die beiden Schaltflächen im oberen Bereich: „A ⇒ Z“ für eine alphabetisch aufsteigende, „Z ⇒ A“ für eine absteigende Sortierung.

In der Spezialsuche können Sie spezielle Suchen in der Form „enthält / enthält nicht“, „ist kleiner als“, „ist größer als“ usw. ausführen.

Im Feld der Volltextsuche können Sie Worte/Begriffe oder auch nur Teile davon eingeben und suchen bzw. filtern.

Bei größeren Abrechnungen oder in Kombination mit einem Filter eignet sich auch die Möglichkeit, die Daten nach einem Eintrag zu Gruppieren.

Ziehen Sie dazu den gewünschten Spaltenkopf über die Tabelle. Die Gruppen in der Tabelle werden dann automatisch über die Einträge in der Tabelle gebildet und lassen sich auf- und zuklappen. Wenn benötigt, können so auch mehrere Spalten als Gruppen kombiniert werden.

Zum Entfernen der Gruppierung, einfach den Spaltenkopf aus dem oberen Bereich herausziehen.

Hierzu auch das Video: Umgang mit Tabellen

Ab der Version 1.9.3 werden die Meldungen in der Standardeinstellung auf die wesentlichen Informationen vor gefiltert. Dieses sind Warnungen und Fehler, sowie allgemeine Informationen zum Abrechnungslauf.

Am unteren Ende der Tabelle befindet sich ein Button, mit dem sich die Ansicht zwischen alle Meldungen und Warnungen/Fehler umschalten lassen.

Die Einstellung wird gespeichert und gilt ebenso für die Ansicht in den Objekt-Stammdaten.

Das Abrechnungsprotokoll lässt sich als Microsoft Excel-Datei oder PDF-Datei exportieren. Dabei werden alle vorher eingestellten Filter, Sortierungen und Gruppierungen mit ausgegeben. Sie erhalten somit eine 1:1 Ausgabe des Abrechnungsprotokolls.

Nachfolgend die möglichen Meldungen im Einzelnen erläutert.

Differenzen werden Ihnen im Abrechnungsreport angezeigt, um Sie bei der Fehlerrecherche zu unterstützen. I.d.R. werden die Gesamtsummen des Objekts der Summe der Anteile aller Nutzer gegenübergestellt. Eine Differenz hierbei sollte selbstverständlich in der Nähe von „0,000“. Intern verwendet ERAS2 mehrstellige Nachkommawerte, so dass sich beim erneuten Aufsummieren und nachfolgenden Reduzieren auf z.B. 3 Nachkommastellen bei Zählern oder z.B. 2 Nachkommastellen bei Währungsbeträgen Rundungsdifferenzen ergeben können.

Für die Einteilung in Information, Warnung oder Fehler ist es zunächst unerheblich, ob der Differenzbetrag negativ oder positiv ist. Dies entsteht lediglich dadurch, dass grundsätzlich die Nutzersumme von der Gesamtsumme abgezogen wird. Ist die Nutzersumme höher, kommt es zu negativen Differenzanzeigen.

Wird also eine Differenz ungleich „0“ erkannt, so wird geprüft, wie schwerwiegend die Abweichung ist, denn Rundungsdifferenzen können bei Objekten mit z.B. 50 Nutzern deutlich andere Werte annehmen, als wenn Sie ein Objekt mit nur 4 Nutzern haben.

Wenn es bei der Bewertung um keine Währungsbeträge geht, so akzeptiert ERAS2 Abweichungen von 0,5% im Mittel pro Nutzer. Alles was darunter liegt, wird nur als Information angezeigt. Wenn die Abweichung zwischen 0,5% und 1% im Mittel pro Nutzer liegt, wird die Information als Warnung ausgegeben. Liegt die Differenz darüber, wird die Information mit einer roten Fehler-Meldung angezeigt.

Bei Währungsbeträgen („Summe“) werden Rundungsdifferenz von maximal 2 ct pro Nutzer akzeptiert. Liegt eine Differenz darunter, so wird diese neutral als Information markiert.
Liegt eine Differenz in der Verteilung zwischen 2 ct und 5 ct im Mittel pro Nutzer vor, so sehen Sie eine Warnung im Protokoll.
Alle höheren Abweichungen werden als Fehler ausgegeben.