Bedienung im ERAS2

Um Aufträge zur ERAS2 AMWApp zu übertragen, sind einige Einstellungen und Vorbereitungen notwendig.

Wenn Sie eine entsprechende Lizenz erworben haben, wird für Sie in Ihrem Portal ein zusätzliches „AMW-Portal“ eingerichtet. Ihre ERAS2-Aufträge gehen somit zunächst in die Cloud und können sich dort jederzeit mit der AMWApp synchronisieren.

Gehen Sie hierzu in dei Einstellungen unter Mandant und wählen ggf. den Mandanten aus, der die Verbindung zum Portal erhalten soll (sofern Sie mehr als einen Mandanten eingerichtet haben).
Unter dem Reiter AMWApp Portal tragen Sie die Zugangsdaten, die Sie von uns erhalten haben, ein.

Wichtig hierbei: Ihre URL heißt für die Datenverbindung [firmenname]-servamw.eras-online.de.
Wenn Sie später sich im Portal einloggen wollen, rufen Sie allerdings [firmenname]-app.eras-online.de auf.

Als zweiten Schritt benötigen Montuere, die mit der App arbeiten sollen.
Hierfür tragen Sie im Bereich Einstellungen ⇒ Mitarbeiter die entsprechenden Monteure ein.

Wichtig hierbei: im Bereich Position muss der Mitarbeiter als Monteur ausgewählt sein, da er ansonsten später bei den Aufträgen nicht ausgewählt werden kann.

Der Nachname des Mitarbeiters ist später der Anmeldename in der App. Das Passwort für die Anmeldung in der App können Sie hier ebenfalls festlegen.

Die App ist, wie die Bezeichnung AMW beschreibt, in der Lage Ablesungen, Montagen und Wartungen durchzuführen. Dazu gehört auch z.B. ein Eichaustausch.
Bei z.B. einer Wartung oder einem Eichaustausch wird der Monteur durch spezielle Masken in der App geführt und unterstützt. Dies bedeutet aber auch, dass die App wissen muss, was mit den einzelnen Geräten oder in den einzelnen Nutzeinheiten zu tun ist.
Dies steuern Sie bei der Auftragsschreibung durch spezielle Preislistenartikel:

Mit diesen 5 Artikeln steuern Sie App über den zugehörigen Montageauftrag. Die Bezeichnung innnerhalb der Preislisten ist dabei frei. Es muss lediglich irgendwo in der Atikelbezeichnung die entsprechende Bezeichnung (z.B. APPMON) enthalten sein. Ob Sie nun also Montage (APPMON), APPMON oder APPMON - Neumontage in Ihre Preisliste aufnehmen ist für die App vollkommen gleichbedeutend.
Mit der Version 1.17.0 ist der Auftragstyp Hauptablesung hinzugekommen, der den Ablesewert bei der Einlesung in das ERAS2 automatisch auch als HA einträgt. Dies ist die Abgrenzung zur Ablesung, die als ZA (Zwischenablesung) im ERAS2 eingetragen wird.

Somit könnte eine Eintragung die die Montage in der Preisliste z.B. so erfolgen:

Diese Artikel müssen aktuell (08/2021) in die Preislisten eingetragen werden. Da Sie wahrscheinlich mehrere Preislisten haben und diese App-Steuerung theoretisch in jedem Objekt möglich sein muss, ist es auf Dauer etwas umständlich, die Artikel in jede betroffene Preisliste einzutragen. Dies wird sich in Kürze ändern und die App-Artikel stehen dann auch ohne Referenz in der Preisliste immer in den Montageaufträgen zur Verfügung.

Im Abrechnungsbereich Ihrer Objekte befindet sich die Schaltfläche Aufträge

Hier können Sie - wie gewohnt - Ihre Aufträge schreiben, die nun aber noch durch den Haken für ERAS2App ergänzt zur App gesendet werden können.

Ihre Auftragsnummer kann über die Einstellungen automatisch vergeben werden (Nummernkreise). Auftragstyp und auch die Bezeichnung sind für die App selbst nicht relevant, sondern dienen Ihnen zur Orientierung in den Aufträgen und später im Kalender des Tourenplans.

Hier kommen nun als Artikel unsere zuvor angelegten App-Artikel ins Spiel. Sie können ein oder mehrere dieser Artikel in den Montageauftrag einfügen und die Nutzer sowie Geräte zuordnen. Sie haben also z.B. die Möglichkeit einen Eichaustausch mit einer Rauchmelder Installation zu verbinden. Hierzu würden Sie den Artikel APPEAT mit den betroffenen Nutzeinheiten und Geräten einfügen und den Artikel APPMON mit den Nutzeinheiten, bei denen die RWM installiert werden sollen.

Hier im Beispiel einmal die Eintragungen für einen Eichaustausch:

Im oberen Bereich wählen Sie die benötigten Nutzeinheiten/Nutzer aus. Wenn Sie einen Nutzer selektieren, können Sie im unteren Bereich einzelne Geräte anwählen. Wenn Sie jedoch, wie hier im Beispiel, alle Geräte eines bestimmten Gerätetyps selektieren möchten (hier Kaltwasserzähler KWZ), dann können Sie den Haken im Bereich Ne Geräte setzen und alle Geräte dieses Typs (auch mehrere) werden automatisch selektiert.
Einzelne Geräte können natürlich jederzeit noch nachbearbeitet werden.

Damit ist die Auftragsschreibung für die App abgeschlossen.

Ab der App-Version 1.15.0 ist es möglich, dass Sie alle Geräte innerhalb einer Nutzeinheit bearbeiten, auch wenn diese nicht zum eigentlichen Auftrag gehören.
Angenommen Sie erstellen einen Auftrag zum KWZ Eichaustausch und im Auftrag sind alle KWZ des Objekts enthalten. Während Ihr Monteur in einer Nutzeinheit den Eichaustausch durchführt, kommt der Nutzer auf ihn zu und berichtet von einem Problem mit einem Rauchmelder. Hat der Monteur ein Ersatzgerät dabei, kann er ggf. den RWM gleich tauschen. Hierfür ist in der App der Bereich weitere Geräte in der Auftragsübersicht des Nutzers vorhanden. Auf dieser Seite sind alle Geräte enthalten, die sich zwar in der Nutzeinheit befinden, aber nicht zum ursprünglichen Auftrag gehören. Eine Bearbeitung dieser Geräte ist somit möglich, auch wenn sie nicht zum ursprünglichen Auftrag gehören. Wenn der Monteur kein Ersatzgeräte dabei hat, kann er aber auch z.B. eine Notiz an diesem Gerät vermerken, so dass später ein neuer Auftrag daraus generiert werden kann.
Diese Schattenaufträge müssen nicht von Ihnen angelegt werden, sondern werden von ERAS2 automatisch generiert. Im Übertragungsprotokoll sehen Sie diese unter der Auftragsnummer ergänzt durch ein _#x#.

In der Termin-Touren-Planung unter Assistenten ⇒, finden Sie eine Liste aller bisherigen Aufträge und Termine. Der Auftrag aus unserem Beispiel befindet sich hier am Ende der Tabelle.

Die Aufträge werden im Tourenplan und auch in der App in einem Kalender mit Datum/Uhrzeit organisiert, so dass Sie alle Aufträge eines Tages ähnlich dem Outlook wiederfinden.

Damit Sie eine Termin planen können, wählen Sie zunächst oben links in der Maske den betreffenden Monteur aus.

Markieren Sie anschließend den gewünschten Auftrag und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Kalendertag. Tag, Datum und Uhrzeit können auch noch in der folgenden Maske angepasst werden, wenn Sie diese aber durch den Klick bereits genau treffen, sparen Sie manuelle Eingaben in der Maske.

In der folgenden Maske können Sie nochmals die Uhrzeit einstellen und ggf. die Nutzer selektieren, die in diesem Termin enthalten sein sollen. Dies ist sinnvoll, wenn der Auftrag über mehrere Termin gehen soll.
Bestätigen Sie mit übernehmen und der Termin ist im Kalender eingetragen.
Sie können mit einem Rechtsklick auf den Termin diesen jederzeit erneut bearbeiten und z.B. Datum/Uhrzeit ändern oder auch die enthaltenen Nutzer.

Somit ist die Terminplanung daurchgeführt und die Daten können an das AMW-Portal übermittelt werden, aus dem sich dann die App bedient und die Daten abholt bzw. abliefert. Hierzu finden Sie oberhalb der Tabelle drei Buttons:

Um die Synchronisation mit dem Portal durchzuführen, klicken Sie auf Sync App Aufträge. Zunächst wird bei dem Portal nach vorhandenen Aufträgen gesucht, diese ggf. heruntergeladen und in das ERAS2 eingespielt.
Anschließend werden die Aufträge, die an das Portal gesendet werden müssen, zusammengestellt und übertragen.
Nach dem Transfer öffnet sich automatisch ein Übertragungsprotokoll (als Excel-Tabelle), in der Sie alle Vorgänge exakt nachlesen können.

In diesem Protokoll können Sie alle Aktionen zu den Nutzern und Geräten mit Gerätenummer, Aktion (z.B. „Ausbau“) und auch allen Besonderheiten (hier z.B. „Fehlerschlüssel 423: RM kein Tausch …“) sehen. Es ist aber als Übertragungsprotokoll zu verstehen und eignet sich dadurch nur bedingt für Statistiken oder Auswertungen, wenn Sie allerdings sehen wollen, ob Informationen für ein bestimmtes Gerät oder einen bestimmten Nutzer übertragen wurden, ist dieses Protokoll genau richtig.

Auswertungen erfolgen besser unter …

Arbeitsprotokolle sind die Excel-Ausgabe der Nutzer- und Gerätedaten eines jeden Auftrags. Sie werden ebenfalls nach jeder Übertragung geschrieben, öffnen sich aber nicht automatisch, da dies bei mehreren Aufträge jeweils eine Excel-Tabelle pro Auftrag bedeuten würde.
Sie können aber den jeweiligen Ordner für diese Excel-Dateien durch einen Klick auf Arbeitsprotokolle öffnen und die gewünschte Auftragsdatei öffnen:

In diesem Arbeitsprotokoll werden alle Daten zu einem Vorgang mit Nutzer und Gerätedaten festgehalten. Über die Spalten Ausbau, Einbau, Wartung etc. lassen sich schnell alle Aktionen filtern und summieren. Ebenso werden alle Fehlerschlüssel, Notizen und auch Zusatzmaterial, welches in der App eingetragen wurde, festgehalten und ausgegeben.
Das Arbeitsprotokoll wird nach jedem Transfer gespeichert - auch wenn der Auftrag nur teilbearbeitet ist. Sollten Sie diese Daten von teilbearbeiteten Aufträgen benötigen, sichern Sie diese in einen anderen Ordner, da vor jedem Transfer die Altdaten gelöscht werden.

Um einen schnellen Überblick über die Onlineaufträge zu erhalten, ist hier Ihr eingetragenes AMP-Portal verlinkt. Durch einen Klick öffnet sich automatisch Ihr Standardbrowser mit der Login-Seite des ERAS2 AMW-Portals.