Hier werden die zur Jahresabrechnung benötigten Nutzerlisten und Kostenbelege gedruckt.

Es kann nur entweder die Übersicht oder die Nutzerliste + Kostenbelege gedruckt werden. Die Option Auswahl Zeitraum wird mit beiden Listen verwendet.

Der Monat ist standardmäßig auf Dezember gesetzt, weil die meisten Objekte vom 01.01. - 31.12. abgerechnet werden. Dieser wird auch zur Filterung genutzt, um nur die Objekte aufzulisten, die in der letzten Abrechnung mit dem ausgewählten Monat abgerechnet wurden. Das Abrechnungsjahr erscheint auf der Liste der Übersicht.

Die Übersicht Ableseplanung enthält eine Aufstellung aller Liegenschaften, die in einen bestimmten Monat zur Abrechnung bzw. Ablesung vorgesehen sind. Diese Liste dient Planungszwecken. Man sieht welche Liegenschaften im gewählten Monat zur Ablesung vorgesehen sind. Diese Planungsliste enthält Planungsdaten wie z.B. Anzahl der Wohnungen, Anzahl der Geräte sowie dem jeweiligen Objekt hinterlegte Infotexte. Grundsätzlich hat jede Liegenschaft einen Abrechnungsmonat; dabei handelt es sich um den Endmonat des Abrechnungszeitraums. Hat also eine Liegenschaft einen Abrechnungszeitraum vom 01.01. – 31.12. ist der Abrechnungsmonat die 12. Hat eine Liegenschaft einen Abrechnungszeitraum vom 01.04. – 31.03. ist der Abrechnungsmonat die 3.

Die Übersicht Ableseplanung sieht wie folgt aus:

Die Übersicht kann nach folgenden Kriterien sortiert werden:

1. Sortierung nach Objektnummer
2. Gruppierung und Sortierung nach Kunden
3. Sortierung nach Kundenname

In dieser Funktion werden hauptsächlich die zur Vorbereitung der Jahresabrechnung notwendigen Nutzerlisten und Kostenbelege gedruckt. Um die Nutzerlisten und Kostenbelege zu drucken muss zunächst im Bereich „Was soll gedruckt werden“ die Option „Nutzerlisten + Kostenbeleg“ angehakt werden.

Dann müssen 2 grundsätzliche Einstellungen vorgenommen werden, nämlich der Abrechnungszeitraum (Auswahl Zeitraum), für den die Nutzerlisten und Kostenbelege gedruckt werden sollen und welche Liegenschaften gedruckt werden sollen.

Die Auswahl der Liegenschaften müssen wie folgt durchgeführt werden:

• Keine Auswahl: Es werden alle Objekte angedruckt, die mit dem Abrechnungsmonat übereinstimmen
• Einzelnes oder mehrere Objekte in der Liste auswählen
• Suchen von Objekten und anschließend enstsrpechendes Objekt auswählen
• Alle Objekte (unabhängig vom Abrechnungsmonat) auswählen

Optional kann auch nur der Kostenbeleg ohne Nutzerliste gedruckt werden. Weitere Optionen sind:

• sortiert nach HV-Nummer
• Vorauszahlungen andrucken (Nutzerliste)
• Heizbetriebskosten aus Vorjahr (Kostenbeleg)
• Zeile für Direktkosten (Nutzerliste)

Wenn die Nutzerliste/Kostenbelege für mehrere Objekte ausgedruckt werden, befindet sich auf der letzten Seite eine Auflistung aller gewählten Objekte. Diese Auflistung kann zu Kontrollzwecken benutzt werden, um abzuhaken, ob für alle gewünschten Objekte die Nutzerlisten gedruckt wurden. Diese Liste enthält die Objekt-Nummer, Adresse und den Abrechnungszeitraum.

Die Vorschau- und Drucken-Buttons werden erst freigegeben, wenn Übersicht oder Nutzerliste/Kostenbeleg ausgewählt ist. Dann haben Sie die Möglichkeit sich, bevor Sie den Druck ausführen, die Ablesebelege in einer Vorschau anzeigen zu lassen. Optional auch als PDF. Mit dem Drucken-Button werden die Ablesebelege direkt an den Drucker gesendet.

Ab Version 1.22.4.0 haben Sie die Möglichkeit Nutzerlisten, Kostenbelege, Anmeldungen und A-Rechnungen an den bei Ihnen hinterlegeten SMTP-Server zu übergeben und somit in einem Schritt Ihre Belge per E-Mail an die Kunden zu versenden.

Dafür notwendig ist ein beim Mandanten hinterlegter SMTP Client: https://erashelp.eras-online.de/doku.php?id=handbuch:einstellungen:mandanten:mandantenverwaltung#smtp_server

Weitere notwendige Einstellungen und Voraussetzungen für den Versand können Sie hier nachlesen: https://erashelp.eras-online.de/doku.php?id=handbuch:assistenten:faktura:rechnungen:e_rechnungen#e-mail-versand

Wenn alle Einstellungen hinterlegt sind, wird die Option E-Mail Versand freigeschaltet (eventuell zwischen den Optionen „Nutzerliste + Kostenbeleg“ und „nur Anmeldung“ wechseln, damit die Ansicht aktualisiert wird).

Mit Auswahl der Option E-Mail Versand werden nur die Objekte gefiltert und angezeigt, bei denen der Kunde „Belege per E-Mail“ gesetzt und eine E-Mail Adresse in E-Mail Schriftverkehr eingetragen ist. Sollten Objekte in der Objektliste angezeigt werden, können mit dem Button Anmeldungen/Kostenbelge per E-Mail versenden alle E-Mails an den hinterlegten SMTP-Server übergeben werden.