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Hilfe Automatische Vertragsverlängerung (ab Version 1.22.3.0)
Seit Version 1.22.3.0 steht Ihnen unter Assistenten → Faktura eine neue Funktion zur Verfügung, mit der Sie Verträge automatisch verlängern können.
Vorbereitende Einstellungen
Damit Sie die Funktion effizient nutzen können, empfiehlt es sich, einige optionale Einstellungen im Programm vorzunehmen.
Mietlaufzeit im Gerätekatalog
Im Gerätekatalog kann bei jedem Geräteartikel die Mietlaufzeit hinterlegt werden.
Wenn keine Mietlaufzeit angegeben ist, berechnet ERAS2 diese anhand der Eichfristen der jeweiligen Geräteklasse:
KWZ, WWZ, WMZ, KMZ, SZ, Sonstige => 6 Jahre
HKV, RM, FM, Gateway => 10 Jahre
Preisanpassung am Kunden oder Objekt
- Zuerst prüft das Programm, ob am Objekt eine Preisanpassung hinterlegt ist.
- Falls nicht, wird die Einstellung beim Kunden berücksichtigt.
- Zusätzlich kann eine abweichende Preisanpassung direkt im Fenster zur Vertragsverlängerung angegeben werden – in diesem Fall überschreibt sie die Angaben aus dem Kunden- oder Objektstamm.
Sind alle drei Felder leer, wird der Preis aus dem bestehenden Vertrag übernommen.
Vertragseinstellung: "Wird weitergeführt"
Idealerweise sollte die Checkbox wird weitergeführt im Vertrag aktiviert sein.
Kundennummer, Laufzeit bis oder weitergeführt um gezielt Verträge zum Verlängern auszuwählen.
Vertragsverlängerung starten
Beim Starten der Funktion überprüft das System:
- ob die Verträge bereits gefiltert wurden (z. B. hinsichtlich der
Laufzeit bis), - ob in der Tabelle Verträge mit
unterschiedlichen Laufzeitenenthalten sind, - ob Vertragspositionen enthalten sind, die
nicht verlängert werden sollen.
In solchen Fällen erhalten Sie entsprechende Hinweise. Wenn in der Tabelle nicht weitergeführten Verträge existieren, müssen Sie den Haken nur weiterführenden Verträge entfernen um die Funktion starten zu können.
Optionale Angaben
Folgende Felder können optional befüllt werden, wenn die neuen Verträge diese Einstellungen übernommen sollen:
- Druckdatum setzen
- Preisanpassung
- Unterschriftsdatum
- Artikelnummer neu
in allen neu erstellten Vertragspositionen. Um unbeabsichtigte Änderungen zu vermeiden, müssen Sie beim Ersetzen der Geräteartikel die neue Artikelnummer in das dafür vorgesehene Feld eingeben, um die Änderung zu bestätigen.
Vorschau des Verlängerungsergebnisses.
Bevor die Änderungen endgültig gespeichert werden, haben Sie die Möglichkeit, das Ergebnis zu überprüfen.
Klicken Sie dazu auf Ergebnisvorschau.
In der Vorschau werden die Änderungen in Form einer Tabelle dargestellt. Sie sehen beide Vertragspositionen untereinander im direkten Vergleich.
Wenn alles korrekt ist, können Sie die Änderungen von hier aus direkt speichern.
Alternativ kann der Haken Vorschau des Verlängerungsergebnisses entfernt werden. In diesem Fall werden die Änderungen direkt ohne Vorschau gespeichert.