Kundenportal Filemanager

Um Dateien über das Kundenportal auszutauschen, haben Sie i.d.R. zwei Möglichkeiten:

1. Dateien hoch-/runterladen über das Kundenportal im Admin-Modus Kundenportal - Unterlagen/Anleitungen
2. Filemanager in ERAS2 integriert

In diesem Kapitel wollen wir Ihnen den Umgang mit dem Filemanager erläutern, der eine einfache und vor allem integrierte Möglichkeit zum Dateiaustausch aus dem ERAS2-Programm heraus bietet.

Sie finden den Filemanager im Bereich Datenaustausch, wo Sie auch die Objekte für den Datenaustausch bereitstellen:

Dateien sind (selbstverständlich) immer einem Kunden zugeordnet. Wenn Ihr Kunde Ihnen Dateien zur Verfügung stellt, sieht er nur seinen Dateibereich und kann auch nur dort Dateien hoch- bzw. herunterladen.
Wenn Sie den Filemanger anwählen, müssen Sie folglich zunächst auf der linken Seite der Maske den entsprechenden Kunden auswählen, mit dem Sie Dateien austauschen möchten:

Nachdem Sie den betreffenden Kunden ausgewählt haben, klicken Sie auf Webportal Dateien abrufen, um zunächst einen aktuellen Überblick im Kundenportal zu erhalten. Sind keine Dateien vorhanden, so wird Ihnen dies angezeigt:

Über den Button Dateien hinzufügen können Sie nun lokale Dateien der Liste hinzufügen, die Sie hochladen möchten:

Im Kundenportal haben Sie die Möglichkeit, die Dateien in Unterordner zu legen, damit Ihr Kunde diese leichter zuordnen kann. ERAS2 kann aber nach dem Einfügen in die Liste noch nicht wissen, in welche Kategorie die jeweilige Datei gestellt werden soll. Somit müssen Sie dies in der Spalte Dateityp dem Portal mitteilen.

Klicken Sie hierzu in die betreffende Zelle und wählen den Dateityp aus:

Da Sie aber auch mehrere Dateien auf einmal hochladen können, ist es einfacher bei gleichen Dateitypen diese im Block zu setzen.
Wie Sie es auch anderen Programmen auch kennen, können Sie mit gedrückter Shift (Hochstelltaste) oder CTRL bzw. Strg die entsprechenden Zeilen markieren und mit einem Klick den Dateityp setzen oder verändern.

Nachdem Sie den Dateityp gesetzt haben bestätigen Sie Ihre Eingabe durch Enter oder klicken in andere Zeile.

Die Tabelle im Filemanager zeigt Ihnen über den Haken Online ob die jeweilige Datei online ist bzw. hochgeladen werden soll.
Wenn Sie den Haken entfernen, wird die Datei nicht hochgeladen bzw. im Kundenportal gelöscht.
Nach einem Klick auf Dateien Synchronisieren werden alle Dateien entsprechend hochgeladen oder entfernt.

Den jeweiligen Fortschritt der Synchronisation sehen Sie jeweils unten im Fenster am grünen Balken.

Mit den bereits bekannten Schritten (Grundlagen:Umgang mit Tabellen), können Sie die Tabelle auch gruppieren und somit die Ordnerstruktur nachbilden. Im Vergleich sieht dies dann so aus:

Um Dateien herunter zu laden oder ein Backup der Daten anzulegen, nutzen Sie die einfach die Funktion WebPortal Backup.
Die Dateien werden in einer Zip-Datei herunterladen und Sie können den Speicherort der Datei festlegen.

Nach dem Download haben Sie auch noch die Möglichkeit, die Dateien für Ihre Dokumentation zu archivieren:

Da die Daten dem Kunden zugeordnet sind, finden Sie die Backup-Datei anschließend vollautomatisch archiviert im Bestand des Kunden wieder: