Von ERAS1 zu ERAS2

Auf dieser Seite wollen wir Ihnen die Vorbereitungen oder auch bekannten Themen rund um die Datenübernahme von ERAS1 zu ERAS2 erläutern.

Falls Sie weitere Fragen zu den Themen haben oder Unterstützung benötigen, kontaktieren Sie uns gerne.

ERAS1 benötigt zunächst grundsätzlich keine Gerätenummern. Dies merken wir immer wieder im Bereich der Rauchwarnmelder, wo vielfach die Geräte aufgebaut und (da vielleicht auch nicht notwendig) Gerätenummern nicht erfasst wurden. Für die Wartung von Rauchmeldern ist es vielleicht ausreichend gewesen, fest zu halten, dass 3 Rauchmelder in der Nutzeinheit gewartet wurden oder das ein Rauchmelder im Schlafzimmer gewartet wurde.

ERAS2 erfordert hier jedoch eine Gerätenummer. Ein Rauchmelder ist für ERAS2 zunächst ein Gerät wie jedes andere auch. Es können über die Aufträge Störungen, Austausch etc. festgehalten werden und zukünftig bei Typ C ist die genaue, über die Gerätenummer zugeordnete Meldung, auch zwingend erforderlich.
Dies gilt natürlich auch bei allen Messeräten, die über Funk ausgelesen werden.

Daher würden bei der Übernahme aus dem ERAS1 Geräte ohne Gerätenummer abgelehnt werden und im Übernahmeprotokoll als Fehler ausgewiesen werden. Vor der Übernahme sollten Sie somit die Gerätenummern bei z.B. Rauchwarnmeldern eingetragen sein, damit diese im ERAS2 aufgebaut werden können. Falls Sie die echte Gerätenummer nicht zur Hand haben und diese auch zukünftig für das betroffene Objekt nicht benötigen, dann können Sie dort selbstverständlich auch eine Pseudonummer „001“, „002“ … eintragen. Um spätere Warnmeldungen im Abrechnungsprozess zu vermeiden sollten diese Nummern innerhalb eines Objekts eindeutig sein.

In diesem Kapitel wollen wir Ihnen Szenarien erläutern, die nach der Übernahme auftreten können, wie Sie diese prüfen und ggf. korrigieren können.

Vielleicht sieht bei Ihnen eine Nutzerliste nach der Übernahme ins ERAS2 in etwa so aus:

Wenn Sie sich dann die Mieterhistorie genauer ansehen, werden Sie feststellen, dass Ihr vermutlich gesuchter Nutzer doch vorhanden ist - aber am Ende der Abrechnungsperiode ausgezogen ist.

Vermutlich haben Sie hier M&L-Sätze verwendet. Bis 07/2020 hat sich ERAS2 strikt an die Vorgaben der ARGE gehalten und dort ist definiert, dass der L-Satz ein Objekt abschließt. Mit der Version 3.X der ARGE ist dies nicht mehr deutlich in der Definitionsbeschreibung definiert worden und wurde von vielen Anbietern nicht mehr strikt eingehalten. Da der Nutzzeitraum in der Datei aber gefüllt sein muss, steht dann z.B. bei einem Nutzer der Nutzzeitraum 01.01.2019 - 31.12.2019, auch wenn der Nutzer im Jahr 2020 weiterhin der Wohnung wohnt.
Wenn ERAS2 nun zum Ende der Daten einen L-Satz gefunden hat, konnte die Abrechnungsperiode korrekt zugeordnet werden und ERAS2 ist davon ausgegangen, dass diese Nutzer weiterhin in der Nutzeinheit wohnt, da Abrechnungsperiodenende und Nutzzeitraumende übereinstimmten.
Fehlte der L-Satz nun am Ende des Datenblocks, konnte die Erkennung nicht erfolgen und ERAS2 ist davon ausgegangen, dass der Nutzer wirklich am 31.12.2019 ausgezogen ist und hat dann anschließend automatisch zunächst einen Leerstand ab dem 01.01.2020 eingerichtet.

Mittlerweile ist ERAS2 hier aber etwas „unempfindlicher“ geworden und akzeptiert nun auch den L-Satz am Anfang eines Objekts, so dass die oben gezeigte Situation nicht mehr auftritt.

Wenn Sie Daten vor der Version 1.9.1.0 eingelesen haben und die Leerstände bereinigen möchten, so können Sie dies einfach durch eine erneute Einlesung der M&L-Sätze automatisch bereinigen lassen.

Nach einer Übernahme der Daten aus ERAS1 kann ERAS2 leider nicht mehr erkennen, wie die Werte letztendlich entstanden sind (z.B. direkte manuelle Überschreibungen von Werten). Daher nehmen wir die Werte aus dem ERAS1 exakt so, wie sie uns geliefert werden. Dies ist ein kleiner Unterschied zur späteren „regulären“ Arbeitsweise, denn für z.B. Schätzungen, Einbaustände etc. kann es wichtig sein die Werte aus dem Vorjahr zu nehmen und ggf. für die aktuelle Abrechnungsperiode neu zu berechnen.
Damit eine Abrechnung aus der ERAS1-Übernahme dennoch in das normale Abrechnungsschema von ERAS2 passt, legen Sie bitte immer einen Vorjahreszeitraum an. Haben Sie also z.B. den Abrechnungszeitraum 01.01.2019 - 31.12.2019 übernommen, so legen Sie bitte den Zeitraum 01.01.2018 - 31.12.2018 im ERAS2 an. Es müssen keine Ablesewerte oder Kosten eingetragen werden, nur der Zeitraum muss in der Abrechnungsinformation angelegt sein.

Wie einfach dies geht, erfahren Sie hier:

Im ERAS2 ist es wichtig, dass es keine Lücken oder Überschneidungen von Zeiträumen gibt. Wenn Sie sich vorstellen, dass ein Kalenderjahr i.d.R. 365 Tage hat (Schaltjahre ausgenommen), dann kann bei einer Verbrauchsschätzung oder Verbrauchsverteilung, dies auch nur auf Basis von 365 Tagen geschehen.
Wenn Sie nun in Ihrem Datenbestand den Ausbau eine Gerätes z.B. am 10.06. haben, dann wird der Verbrauch an diesem Tag vom ausgebauten Gerät berechnet. Das eingebaute Gerät wir dann ab dem 11.06. gerechnet. Somit dürfen das Ausbau- und das Einbaudatum nicht am gleichen Tag sein. Andernfalls würde auch der Einbau ab dem 10.06. gerechnet und Sie hätten, das der 10.06. doppelt berechnet wurde, ein Kalenderjahr mit 366 Tagen … und das ganz ohne Schaltjahr.
Im ERAS2 können über Eingaben in der Gerätewechselmaske oder beim einzelnen Geräteaufbau solche Datenkonstellationen nicht entstehen und werden bereits beim Anlegen geblockt. ERAS1 hat dies in der Vergangenheit zugelassen. Sollten Sie also eine entsprechende Fehlermeldung in einer Abrechnung nach der Datenübernahme aus ERAS1 bekommen:

     Warnung: Bei NE 0010 sind die Zeiträume (Anzahl Tage) bei der LfdNr 005 nicht korrekt (Diff: 1 Tag)

Dann schauen Sie in o.g. Beispiel bei Nutzer 0010 einmal genau bei den Ein- und Ausbaudaten des Gerätes an Position 5 in der Nutzeinheit.

ERAS2 erwartet bei der Aufteilung der Anteile an einem Gemeinschaftsgerät oder einem gemeinsam genutzten Gerät eine Prozentangabe, also z.B. 23,7 % ERAS1 übergibt diese Werte teilweise „ausgerechnet“ und somit um den Faktor 100 zu klein. In dem obigen Beispiel würde aus der Datenübergabe des ERAS1 0,237 % übergeben werden und somit zu falschen Werten führen. Sollten Sie in einem Objekt Gemeinschaftsgeräte haben, überprüfen Sie bitte die entsprechende Aufteilung.

Objektzähler, die im ERAS2 am Energieverwerter eingetragen sind, können objektweite Verbräuche messen. Hierbei kann, je nach Gerätetyp, unterschieden werden, ob die Geräte für alle, Heizgruppen oder Warmwassergruppen die Verbräuche messen. Die Zuordnung oder Rechenregel ist aus den Übernahmedaten des ERAS1 nicht immer eindeutig. Kontrollieren Sie diese bei Bedarf.

Einige Nebenkostenpositionen können auf Grund der Datenkonstellation nicht eindeutig zugeordnet oder aufgebaut werden. Ein Beispiel hier sind Anteile je Nutzeinheit, die uns als Anteile je Nutzer übergeben werden. Die Einstellungen sind hier nach der Datenübernahme einmalig zu prüfen oder zu korrigieren. Für zukünftige Abrechnungszeiträume wird dies natürlich fortgeschrieben und muss nicht erneut eingetragen werden.

Wie bereits beschrieben, hat ERAS1 eine andere Form der Zeitraumzuordnung als ERAS2. Somit kann es passieren, dass Sie z.B. am 15.03. des Folgejahres eine Direktkostenposition eingetragen haben, die sich auf das Vorjahr bezieht. Sollten Sie übersehen haben, das korrekte Datum (also in das alte Abrechnungsjahr) einzutragen, so hat ERAS1 dies ignoriert und die Direktkosten dennoch diesem Zeitraum zugerechnet. Bei ERAS2 ist allerdings das korrekte Datum entscheidend. Daher können beim ersten Abrechnungslauf Meldungen erscheinen, die Sie darauf hinweisen, dass Direktkosten außerhalb des Abrechnungszeitraums liegen. Diese müssten dann einmal kontrolliert werden.

Nach der Datenübernahme empfiehlt sich, umgelegte aus der Faktura Heizbetriebs-/Nebenkosten Positionen zu überprüfen. Wenn eine Kostenposition im ERAS1 manuell angelegt/geändert wurde, kann es passieren, dass der Betrag der Position nicht mit dem Betrag allen dazu relevanten Artikelpositionen aus Faktura übereinstimmt.

Dies kann so behoben werden:

Die betroffene Kostenposition löschen. Wenn danach eine relevante Artikelposition (Umlage beachten) in der Faktura hinzugefügt, gelöscht oder geändert wird, fügt ERAS2 entsprechend eine neue Kostenposition hinzu. Dabei wird der Betrag mit der Berücksichtigung allen relevanten Artikelpositionen aus Faktura neu berechnet.

Auch die Vertragspositionen können in die Abrechnung umgelegt werden.

Dabei ist folgendes zu beachten:

• Erstellte vom Vertrag Kostenposition übernimmt die Bezeichnung aus dem Vertragstext. Bitte überprüfen Sie ob in allen Vertragspositionen der Vertragstext eingetragen ist. Ggf. ergänzen und speichern.

• Der Vertrag soll vom Kunden unterschrieben sein. Bitte nutzen Sie dazu die Funktion VTR-Unterschriftsdatum setzen

Wenn dann in der Abrechnung ein Abrechnungszeitraum ausgewählt wird, prüft ERAS2, ob für diesen Zeitraum Verträge existieren, die in die Abrechnung umgelegt werden sollen. Wenn diese Prüfung positives Ergebnis hat, legt ERAS2 entsprechend eine Kostenposition an.

Bei der Übernahme von Nutzergruppen-Abrechnungen sind im Anschluss die Einstellungen der Nutzergruppen zu kontrollieren. Bitte kontrollieren Sie insbesondere die der Nutzergruppe vorgeschalteten WMZ und die WW-Verteilung, da diese nicht immer eindeutig bestimmt werden kann. Stellen Sie auf jeden Fall sicher, dass die Nutzergruppe nach der Kontrolle mit Übernehmen gespeichert wird. Damit werden alle für das ERAS2 relevanten Prüfungen und Neuanlagen der zugehörigen Verbrauchsgruppen durchgeführt.

Bei geschachtelten Nebenkosten (Nebenkosten mit Unterpositionen) kann es bei einigen Umlagetypen zu Mehrfachzählungen kommen. Dies ist z.B. der Fall, wenn eine Umlage auf „Zugeordnete Geräte“ lautet. Hier ist bei der Übernahme keine Differenzierung möglich, auf welcher Ebene diese Zuordnung erfolgt. Bitte kontrollieren Sie in einem solchen Fall die Einstellungen der Nebenkostenposition.