UVI erstellen

Alle UVIs werden im ERAS2-Client erzeugt. Das Portal dient zur Verteilung und der Konfiguration durch den Endkunden.

Wenn Sie, wie zuvor beschrieben, ein Objekt für die UVI markiert haben, wird Ihnen dies auch in der Objektübersicht angezeigt.

Sie können in dieser Spalte wie gewohnt Suchen, Sortieren oder Filtern. Zunächst wird Ihnen diese Spalte als neue Spalte ganz am Ende der Tabelle angezeigt. Sie können aber, wie hier beschrieben, das Layout anpassen und speichern.

In der Regel soll die UVI für den Vormonat erzeugt werden. Daher finden Sie auf der UVI-Seite oberhalb der Nutzertabelle bereits den aktuellen Vormonat selektiert.

Sie können diesen Monat aber auch verändern, so dass eine UVI auch für Vormonate nachträglich erzeugt werden kann.
Diese Funktion kann auch dazu genutzt werden, falls eine zurückliegende UVI nochmals reproduziert werden soll.

Über den regulären Datenabgleich mit dem Kundenportal, erhält Ihr ERAS2 die Einstellungen, die der Endkunde für die Verteilung der UVI an die einzelnen Nutzer vorgenommen hat. Die wird Ihnen in der Spalte UVI in der Nutzertabelle angezeigt. Die Einstellung muss im Kundenportal erfolgen und kann nicht im ERAS2 verändert werden.

Wenn der korrekte Monat ausgewählt ist, klicken Sie lediglich auf den Button UVI erzeugen und der Generierung der UVI wird gestartet.

In der Fußzeile von ERAS2 können Sie den aktuellen Vorgang der Erzeugung mit verfolgen.

Im Einzelnen folgt der Prozess folgendem Schema:

• zunächst wird geprüft, ob das Objekt online zur Verfügung steht (ansonsten bricht der Prozess hier bereits ab)
• nun werden die relevanten Daten für die UVI zusammengestellt
• die UVI wird für alle Nutzer erzeugt, unabhängig von der Versandart
• die UVIs für die Online-Empfänger werden hochgeladen und die Empfänger anhand der hinterlegten Email-Adresse informiert
• die UVIs für die Email-Empfänger werden zusammengestellt und versendet
• die UVIs, die auf Postversand eingestellt sind, werden zu einem PDF zusammengesetzt und per Email an den Endkunden versendet
• es erfolgt die Archivierung aller erzeugter PDF-/UVI-Dateien

Alle zuvor erzeugten PDF-/UVI-Dokumente werden unter der Objektnummer im Archiv abgelegt und können somit später jederzeit erneut aufgerufen oder auch dem Kunden zur Verfügung gestellt werden.

Ab der Version 1.15.0 wird Ihnen im Anschluss an die UVI-Erstellung ein Protokoll in Form einer Excel-Tabelle (CSV-Datei) angeboten. Dieses Protokoll wird ebenfalls automatisch zusammen mit den erzeugten UVI-Dokumenten archiviert.

Sie sehen in diesem Protokoll neben dem Erstellungszeitpunkt Erstellt, den UVI-Zeitraum, die Nutzer und den Typ der UVI.
In der Spalte Status erkennen Sie, ob die Verteilung anhand des Typs korrekt verlaufen ist oder ob es Fehler gab.

In diesem Fall war die Verbindung zum E-Mailserver nicht möglich und es konnten keine E-Mails für die UVI versendet werden - weder die E-Mail mit PDF-Anhang, noch eine Ankündigung, dass die UVI online zur Verfügung steht.

Ein E-Mailempfang kann technologisch nicht sicher überprüft werden. Ein Versuch dies zu ermöglichen ist „DE-Mail“, bei dem auch Behörden und Ämter mit eingebunden sind, um sicherzustellen, dass E-Mails versendet und empfangen wurden. Durch den technischen und rechtlichen Aufwand, der hierfür notwendig ist, hat sich auch heute nach über 15 Jahren dieses Verfahren gerade für Privatpersonen noch nicht durchgesetzt.

Der Versand einer E-Mail gliedert sich in 3 Bereiche, die wir hier einmal durchgehen möchten und Ihnen dabei aufzeigen wollen, wie Sie in ERAS2 den korrekten Versand der E-Mails nachweisen können.

ERAS2 nutzt seinen eigenen SMTP-Server (Server für den E-Mail-Versand), da die Anbindung an Ihr Postfach vielfach zu aufwendig oder gar nicht möglich ist. Kleinere Messdienste haben hier vielleicht noch den direkten Zugang zu Ihrem E-Mailsystem mit Nutzername/Passwort, andere nutzen unterschiedliche E-Mailprotokolle (SMTP, POP, IMAP) zur Anbindung Ihrer E-Mailprogramme, teilweise werden Systeme wie Microsoft Exchange mit Outlook genutzt oder Sie nutzen Ihre E-Mail nur online über die Webseite Ihres Anbieters.
Ob ein Versand (also der reine Absendeprozess) erfolgreich war, sagt Ihnen das UVI-Protokoll wie zuvor beschrieben. Kommt es hier zu einem Fehler, weil z.B. der Server nicht erreicht werden kann, sehen Sie dies direkt im Protokoll. Ist dort ein „ok“ vermerkt, können Sie sicher davon ausgehen, dass die E-Mail versendet wurde.

Vom Absender zum Empfänger sind i.d.R. viele Systeme an der Weiterleitung beteiligt. Jedes dieser Systeme hat ggf. seine eigenen „Regeln“, die manchmal dazu führen, dass eine E-Mail abgelehnt oder als SPAM markiert wird.

Wenn eine E-Mail z.B. als SPAM markiert wurde, kann Sie - je nach Konfiguration beim Empfänger - ggf. automatisch in einem gesonderten Ordner landen oder gänzlich gelöscht werden. Hier hilft also immer der bekannte Hinweis, in den SPAM-Ordner zu schauen oder das Protokoll des Virenscanners zu durchsuchen. Es kann aber z.B. auch passieren, dass das E-Mail-Postfach des Empfängers voll ist und somit keine weiteren E-Mails entgegengenommen werden. Auch kann einfach die E-Mail-Adresse falsch sein oder sich ein Tippfehler eingeschlichen haben.

Ab der Version 1.15.0 stellen wir Ihnen weitere Möglichkeiten zur Verfügung, eine Aussage über den E-Mail-Versand bzw. -status zu treffen.

Bislang konnten Sie die Textung (lesbarer Teil) des E-Mailabsenders anpassen. Nun können Sie aber auch die echte Absenderadresse ändern. Hierfür gibt es auf 3 Ebenen die Möglichkeit eine Antwortadresse auf die UVI E-Mail einzupflegen.

1. keine extra Antwortadresse

Es bleibt alles wie bisher. Der Absender der E-Mails setzt sich aus den Kundennamen und support@eras-software.de zusammen. Also z.B. Hausverwaltung Meier <support(at)eras-software.de>

2. Eintragung auf Mandantenebene

Sie können pro Mandant (also pro Datenbankverbindung) eine Antwortadresse eintragen. Alle UVI E-Mails werden dann mit dieser Antwortadresse versehen. Geht ein Empfänger dann auf „Antworten“ in seinem E-Mail-Programm, so kommt diese Antwort nicht bei support@eras-software.de an, sondern bei der hier eingetragenen Antwortadresse. In der Regel ist dieses eines Ihrer E-Mailpostfächer, wo Sie diese E-Mails empfangen möchten.

Gehen Sie hierzu in die Mandanteneinstellungen und tragen Sie unter Kommunikation die gewünschte E-Mailadresse ein. Als Funktion wählen Sie UVI Antwort aus.

Eine Fehlermeldung könnte somit auch so aussehen:

In diesem Fall wurde also eine unbekannte E-Mail-Adresse verwendet.

3. Eintragung auf Kundenebene

Da Sie als Messdienst/Dienstleister sicherlich nicht alle E-Mails empfangen und auswerten möchten, können Sie die Antwortadressen noch feiner untergliedern.
Egal ob Sie auf der Mandantenebene eine Antwortadresse eingetragen haben oder nicht, eine Antwortadresse auf Kundenebene hat dann immer Vorang.
Somit können Sie, wenn Ihr Kunde dies wünscht, diese Antworten immer direkt zu Ihrem jeweilgen Kunden leiten. Hat Ihr Kunde z.B. eine spezielle E-Mail-Adresse für die UVI eingerichtet, so können Sie diese in den Einstellungen Ihres Kunden eintragen:

4. Eintragung auf Objektbene

Konsequenterweise können Sie nun sogar die Antwortadresse bis zum Objekt untergliedern.
Da hier aber keine direkte Kommunikation für ein Objekt vorgesehen ist, legen Sie bitte einen „Mitarbeiter“ am Objekt mit dem Nachnamen UVI an:

Wenn Sie oder Ihr Kunde es noch genauer verfolgen möchten, dann können Sie eine weitere Funktion im ERAS2 nutzen: Blindkopie „BCC“.
Dabei werden Kopien über die BCC-Funktion der E-Mail an die eingetragenen E-Mailadressen versendet. Wenn diese Kopie ankommt, dann können Sie absolout sicher sein, dass diese E-Mail auch im Original versendet wurde.
Die Blindkopie ist auch etwas weiter gefasst als die Antwortadresse. Sie können ebenfalls auf allen 3 Ebenen „Mandant - Kunde - Objekt“ eine BCC-Adresse eintragen. Diese werden allerdings addiert, so dass Sie eine Kopie z.B. zu Ihrem Kunden schicken, aber auch sich selbst eine Kopie zukommen lassen können.

Hier am Beispiel der Objekt-Ebene:

Die E-Mail-Nachverfolgung lässt sich mit ein wenig Know-how recht weit ausbauen. Angenommen Sie haben Zugriff auf Ihre E-Mail-Konfiguration, dann können Sie z.B. für jedes (notwendige) Objekt oder jeden (notwendigen) Kunden eine eigene E-Mail-Adresse anlegen und dort die UVI-Daten für genau dieses Objekt oder diesen Kunden empfangen.
Auch wenn Sie z.B. nur eine E-Mailadresse nutzen (z.B. „uvi@meinmessdienst.de“), dann könnten Sie nachträglich in Ihrem E-Mailprogramm mit Regeln automatisch eine Verteilung auf Unterordner veranlassen, so dass Sie auch dort geordnet alle Daten vorliegen haben.

In der Regel sollte Ihr Kunde den UVI Typ im Kundenportal einstellen, da er als erstes über die Zustellung und auch über Nutzerwechsel informiert ist.

Ab der Version 1.16.0 haben Sie auch die Möglichkeit, die Anpassungen des UVI Typs (also keine, Post, E-Mail, Online) auch im ERAS2 direkt einzustellen. Sie nehmen somit diese Einstellung Ihrem Kunden ab.
Durch einen Klick auf Änderungen speichern legen Sie den Typ für künftige Ausgaben fest.

Die Änderungen werden somit nun auch dokumentiert, so dass Sie jederzeit sehen können, in welchem System (ERAS2 oder Kundenportal) und zu welchem Zeitpunkt die entsprechende Umstellung des Typs stattgefunden hat.

Ab der Version 1.16.0.7 haben Sie auch die Möglichkeit, die Grafiken für Heizung oder Warmwasser wahlweise auszublenden.

Dies kann dann sinnvoll sein, wenn Sie z.B. für die Heizung Monatswerte haben, nicht jedoch für Warmwasser. Die Grafik für Warmwasser wird zwar korrekt dargestellt, aber da sie stark verkürzt ist (eventuell nur 1 Monat), kann dies im Vergleich zur Heizungsgrafik verwirren. In so einem Fall können Sie die Grafik einfach ausblenden.